7 loại phụ phí logistics quốc tế thường gặp và cách hạn chế chi phí phát sinh

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, chi phí vận chuyển quốc tế không chỉ bao gồm cước vận tải chính. Doanh nghiệp còn có thể phải thanh toán nhiều khoản phụ phí khác liên quan đến việc xếp dỡ hàng hóa, xử lý chứng từ, sử dụng container và lưu giữ hàng tại cảng.

Nếu không tìm hiểu kỹ các loại phụ phí logistics quốc tế, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng chi phí thực tế cao hơn dự toán ban đầu, ảnh hưởng đến lợi nhuận và kế hoạch giao nhận hàng hóa.

Vậy có những loại phụ phí nào thường gặp? Hãy cùng tìm hiểu 7 khoản phí phổ biến dưới đây để chủ động hơn trong quá trình xuất nhập khẩu.

1. THC – Phí xếp dỡ tại cảng

THC (Terminal Handling Charge) là khoản phí liên quan đến hoạt động xử lý, xếp dỡ container tại cảng hoặc bến container. Khoản phí này thường được hãng tàu hoặc đơn vị vận chuyển thu theo biểu phí áp dụng.

THC thường được tính theo container đối với hàng nguyên container (FCL). Đối với hàng lẻ (LCL), cách tính và khoản phí áp dụng có thể khác tùy đơn vị cung cấp dịch vụ.

Khi nào phát sinh?

THC thường xuất hiện trong báo giá vận chuyển đường biển, có thể được thể hiện riêng ở đầu xuất khẩu (THC tại cảng đi) và đầu nhập khẩu (THC tại cảng đến).

Cách hạn chế chi phí: Doanh nghiệp nên kiểm tra báo giá đã bao gồm THC hay chưa, đồng thời xác nhận rõ các khoản phí tại cảng đi và cảng đến để tránh tính trùng hoặc bỏ sót chi phí.

2. CIC – Phụ phí mất cân đối container

CIC (Container Imbalance Charge) là phụ phí liên quan đến tình trạng mất cân đối container giữa các khu vực. Tình trạng này xảy ra khi lượng container cần sử dụng tại một khu vực lớn hơn lượng container rỗng sẵn có, khiến hãng tàu phải điều chuyển container để đáp ứng nhu cầu vận chuyển.

Ví dụ, một tuyến vận tải có lượng hàng xuất khẩu lớn nhưng lượng hàng nhập khẩu chiều ngược lại thấp có thể dẫn đến tình trạng thiếu container rỗng tại một số địa điểm.

Khi nào phát sinh?

CIC có thể được áp dụng trên một số tuyến vận tải hoặc trong những giai đoạn nhất định, tùy chính sách của hãng tàu và điều kiện thị trường.

Cách hạn chế chi phí: Doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị giao nhận xác nhận CIC có áp dụng cho tuyến vận chuyển hay không, mức phí cụ thể và thời điểm áp dụng trước khi chốt giá.

3. CFS – Phí xử lý hàng lẻ tại kho

CFS (Container Freight Station) là khoản phí liên quan đến việc xử lý hàng hóa tại kho hàng lẻ, thường áp dụng đối với lô hàng LCL (Less than Container Load).

Do hàng LCL không đủ đóng nguyên một container, nhiều lô hàng của các chủ hàng khác nhau sẽ được gom chung vào container. Đơn vị khai thác kho cần thực hiện các công việc như tiếp nhận, phân loại, gom hàng, đóng hàng vào container hoặc rút hàng ra khỏi container.

Khi nào phát sinh?

Phí CFS có thể phát sinh tại đầu xuất khẩu, đầu nhập khẩu hoặc cả hai đầu, tùy dịch vụ và điều kiện báo giá.

Cách hạn chế chi phí: Khi gửi hàng lẻ, doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá chi tiết phí CFS tại cảng đi và cảng đến. Đồng thời, cần so sánh tổng chi phí LCL với phương án FCL nếu lô hàng có khối lượng hoặc thể tích lớn.

4. DOC – Phí chứng từ

DOC (Documentation Fee) là phí xử lý chứng từ liên quan đến lô hàng. Trong vận tải quốc tế, khoản phí này thường gắn với việc phát hành hoặc xử lý chứng từ vận chuyển theo quy trình của đơn vị cung cấp dịch vụ.

Tùy hãng tàu và loại hình vận chuyển, phí chứng từ có thể liên quan đến việc phát hành vận đơn (Bill of Lading – B/L), xử lý dữ liệu lô hàng hoặc các nghiệp vụ chứng từ khác.

Khi nào phát sinh?

DOC thường được thể hiện trong báo giá vận chuyển đường biển hoặc bảng phí dịch vụ giao nhận. Tên gọi, phạm vi dịch vụ và cách tính có thể khác nhau giữa các đơn vị.

Cách hạn chế chi phí: Doanh nghiệp cần xác nhận phí DOC đã nằm trong cước vận chuyển hay được tính riêng. Ngoài ra, việc cung cấp Shipping Instruction (SI) chính xác, đúng thời hạn giúp hạn chế sửa đổi chứng từ và các khoản phí điều chỉnh có thể phát sinh.

5. Phí vệ sinh container

Phí vệ sinh container là khoản phí liên quan đến việc làm sạch container sau khi sử dụng, nhằm bảo đảm container đáp ứng yêu cầu cho lần khai thác tiếp theo.

Container có thể cần vệ sinh khi bên trong còn bụi bẩn, bao bì, mùi hàng hóa hoặc các chất tồn dư sau quá trình vận chuyển. Mức phí phụ thuộc vào tình trạng container và yêu cầu vệ sinh thực tế.

Khi nào phát sinh?

Khoản phí có thể được thu khi container cần làm sạch theo điều kiện khai thác hoặc khi tình trạng container sau sử dụng không đáp ứng yêu cầu bàn giao.

Cách hạn chế chi phí: Chủ hàng nên sử dụng bao bì phù hợp, đóng gói chắc chắn và hạn chế để hàng hóa rơi vãi trong container. Khi nhận hoặc trả container, cần kiểm tra tình trạng thực tế và lưu lại hình ảnh nếu phát hiện vấn đề.

6. Demurrage – Phí lưu container quá thời hạn miễn phí

Demurrage là khoản phí phát sinh khi container lưu tại cảng hoặc bãi thuộc phạm vi áp dụng của hãng tàu vượt quá thời gian miễn phí (free time).

Ví dụ, hãng tàu cho phép một khoảng thời gian miễn phí nhất định để làm thủ tục và lấy container. Nếu doanh nghiệp không hoàn thành việc lấy container trước khi hết thời gian này, phí demurrage có thể được tính theo biểu phí và số ngày vượt hạn.

Nguyên nhân thường gặp:

• Chứng từ nhập khẩu chưa hoàn tất.
• Thủ tục hải quan kéo dài.
• Doanh nghiệp chưa bố trí kịp phương tiện nhận hàng.
• Chậm thanh toán hoặc chưa hoàn thành các điều kiện giao hàng.

Cách hạn chế chi phí: Doanh nghiệp nên theo dõi ETA (thời gian dự kiến tàu đến), chuẩn bị chứng từ từ sớm, phối hợp với đơn vị giao nhận và chủ động kế hoạch thông quan, lấy hàng. Cần xác nhận rõ thời gian miễn phí và cách tính phí của từng hãng tàu.

7. Storage – Phí lưu bãi

Storage là phí lưu giữ hàng hóa hoặc container tại cảng, bãi hay cơ sở lưu trữ trong khoảng thời gian nhất định. Khoản phí này thường liên quan đến đơn vị khai thác cảng hoặc bãi và được tính theo biểu phí tương ứng.

Storage có thể phát sinh khi hàng hóa hoặc container lưu tại địa điểm khai thác vượt quá thời gian miễn phí được áp dụng.

Cần phân biệt rằng Storage và Demurrage không hoàn toàn giống nhau. Demurrage thường liên quan đến thời gian sử dụng container theo điều kiện của hãng tàu, còn Storage liên quan đến việc lưu giữ tại cảng hoặc bãi. Trong một số trường hợp, hai khoản phí có thể cùng phát sinh trên một lô hàng, tùy quy định và biểu phí áp dụng.

Cách hạn chế chi phí: Doanh nghiệp nên theo dõi thời gian hàng đến, lịch thông quan và kế hoạch lấy hàng. Nếu có nguy cơ chậm trễ, cần liên hệ sớm với đơn vị giao nhận để kiểm tra thời gian miễn phí, biểu phí và các phương án xử lý phù hợp.

8. Những lưu ý giúp doanh nghiệp kiểm soát phụ phí logistics quốc tế

Để hạn chế các khoản chi phí ngoài dự kiến, doanh nghiệp xuất nhập khẩu nên thực hiện một số biện pháp sau:

Thứ nhất, yêu cầu báo giá minh bạch. Báo giá nên thể hiện rõ cước vận chuyển chính, phụ phí tại cảng đi, phụ phí tại cảng đến và các khoản chưa bao gồm.

Thứ hai, xác nhận thời hạn miễn phí. Đối với container, cần làm rõ thời gian miễn phí lưu container, lưu bãi và điều kiện áp dụng tại từng đầu cảng.

Thứ ba, chuẩn bị chứng từ đầy đủ. Thông tin người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, số kiện và trọng lượng cần được kiểm tra trước khi gửi SI hoặc thực hiện các thủ tục liên quan.

Thứ tư, theo dõi tiến độ vận chuyển. Việc cập nhật lịch tàu, ETA, tình trạng thông quan và kế hoạch giao nhận giúp doanh nghiệp chủ động trước những thay đổi.

Thứ năm, lựa chọn đơn vị logistics phù hợp. Một đơn vị giao nhận có kinh nghiệm sẽ hỗ trợ giải thích các khoản phí, tư vấn phương án vận chuyển và phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận.

Kết luận

Các loại phụ phí logistics quốc tế như THC, CIC, CFS, DOC, phí vệ sinh container, Demurrage và Storage là những khoản doanh nghiệp cần tìm hiểu khi lập kế hoạch vận chuyển hàng hóa. Mỗi loại phí có điều kiện áp dụng và cách tính riêng, tùy tuyến đường, hãng tàu, cảng và thỏa thuận dịch vụ.

Việc hiểu rõ từng khoản phí, kiểm tra báo giá và phối hợp chặt chẽ với đơn vị giao nhận sẽ giúp doanh nghiệp chủ động ngân sách, hạn chế rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu.

Xem thêm:

4 Cách Tối Ưu Chi Phí Vận Chuyển Quốc Tế Cho Doanh Nghiệp – Cần Thơ Logistics Xuất Nhập Khẩu

Air India sabotage investigation