Quy trình xuất khẩu hàng hóa LCL đường biển

Dạo gần đây có rất nhiều bạn liên lạc với chúng tôi để hỏi về thủ tục, quy trình xuất khẩu hàng hóa LCL đường biển. Mặc dù đã học được những bước căn bản về nghiệp vụ xuất khẩu nhưng vẫn chưa nắm được những bước để xuất khẩu một lô hàng lẻ đi đường biển sẽ như thế nào.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực vận tải quốc tế, logistics. Hôm nay Cantho Logistics xin được chia sẻ với các bạn quy trình chi tiết về thủ tục, quy trình, và các chứng từ cần thiết để xuất khẩu hàng hóa LCL nhé.

Chung quy thì Quy trình xuất khẩu hàng lẻ sẽ gồm 9 bước như sau:

• Bước 1: Đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương (giữa người bán và người mua)
• Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu
• Bước 3: Xác nhận thanh toán (theo thỏa thuận trong hợp đồng)
• Bước 4: Chuẩn bị hàng xuất (sản xuất, đóng gói hàng theo đúng quy cách, chất lượng như mẫu chào hàng)
• Bước 5: Thu xếp chỗ với hãng vận tải (thuê tàu)
• Bước 6: Đóng hàng và vận chuyển về kho bãi khai thác hàng lẻ
• Bước 7: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
• Bước 8: Các bước công việc khác của Quy trình xuất khẩu đường biển hàng lẻ:
• Bước 9: Gửi chứng từ cho người mua hàng nước ngoài

Quy trình xuất khẩu hàng hóa LCL chi tiết

Tùy vào từng loại hàng hóa xuất khẩu, tùy vào việc xuất khẩu FCL hay LCL mà các giấy tờ và thủ tục sẽ có chút khác biệt.

Bước 1. Đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương (giữa Seller và Purchaser)

Bước này khá quan trọng vì trong hợp đồng sẽ ghi rõ trách nhiệm của hai bên và điều kiện giao hàng (Incoterm) là gì. Dựa vào hợp đồng này mà nhà xuất khẩu sẽ xác định được trách nhiệm của mình trong những bước kế tiếp.

Bước 2. Xin giấy phép xuất khẩu

Bước này sẽ Có hoặc Không, tùy thuộc vào mặt hàng bạn xuất khẩu.

Nếu là các các mặt hàng bị quản lý bởi chính phủ như khoáng sản, gỗ, dược liệu quý hiếm, vât liệu nổ công nghiệp thì sẽ phải cần Xin giấy phép xuất khẩu. Chi tiết hàng phải xin giấy phép xuất khẩu, các bạn nên tra cứu trong phụ lục III của Nghị định số: 69/2018/NĐ-CP.

Việc xin giấy phép này sẽ mất khá nhiều thời gian nên bạn cần chuẩn bị trước.

Nếu hàng hóa không nằm trong danh sách trên thì bạn có thể qua bước kế tiếp ngay.

Bước 3. Xác nhận thanh toán

Bước này cũng khá quan trọng vì nếu không rõ ràng thì rủi ro cho người bán là rất lớn. Đặc biệt là xuất khẩu CIF hoặc các điều khoản mà trách nhiệm bên bán cao.

Bước 4. Chuẩn bị hàng xuất

Bước này gồm Sản xuất, đóng gói đúng quy cách, chất lượng như mẫu chào hàng.

Bước 5. Booking tàu

Căn bản thì bước này bạn sẽ cần làm những bước sau:

Liên hệ với các công ty, đơn vị vận chuyển để lấy thông tin về lịch trình và giá cước (mách bạn nên chọn Cantho Logistics)

• Lựa chọn hãng tàu, hãng vận chuyển, chuyến vận chuyển, đăng ký chuyển hàng.
• Thuê một số dịch vụ khác như: Thuê cont, bốc xếp, vận chuyển hàng về cảng.
• Tổ chức giao hàng cho hãng vận chuyển, người vận chuyển, và ký biên bản giao hàng.

Bước 6. Đóng hàng và vận chuyển về kho CFS (dành cho hàng LCL)

Sau khi lấy booking note, bạn sẽ đóng gói hàng hóa và vận chuyển hàng hóa đến kho đã chỉ định tại booking note của bên gom hàng.

Với xuất khẩu hàng LCL thì cần đóng gói kỹ và dán shipping mark trên bao bì.

Chuẩn bị trước và nộp cho cảng phiếu xác nhận khối lượng (VGM).

Hàng cần hạ trước giờ tàu cắt máng (closing time) nếu không sẽ rất dễ bị rớt tàu (không được xếp lên tàu mặc dù đã xong thủ tục). Nếu hàng phải làm kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, hun trùng,…) thì cũng sẽ thực hiện lấy mẫu ở trong bước này.

Bước 7: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu, bao gồm:

• Hợp đồng ngoại thương
• Hóa đơn thương mại
• Phiếu đóng gói (VGM)
• Phiếu hạ hàng (do cảng cấp khi hàng hạ về cảng ở bước 6 nêu trên)
• Giấy giới thiệu

Sau khi thông quan, bạn nộp tờ khai thông quan cho hãng tàu để họ ký thực xuất với hải quan giám sát.

Trường hợp bạn xuất khẩu theo điều kiện C, thì cần làm tiếp những bước dưới đây:

Gửi SI cho hãng tàu, xác nhận nội dung B/L, nhận B/L gốc (nếu có)

Sau khi hàng đã hạ về cảng và xong thủ tục hải quan, bạn gửi chi tiết làm Bill, hay Hướng dẫn gửi hàng (SI – Shipping Instruction) cho hãng tàu trước thời hạn Cut-off time. Nên yêu cầu họ xác nhận, để đảm bảo chắc chắn họ đã nhận được trước thời hạn. Dựa trên thông tin SI, bên vận chuyển sẽ gửi bản nháp vận đơn (Draft Bill of Lading). Bạn nên kiểm tra kỹ, có gì cần bổ sung chỉnh sửa thì phối hợp với hãng tàu thực hiện sớm. Đối với hàng lẻ thì khách hàng sẽ nhận được là House Bill of Lading, chứ không phải là master bill như hàng FCL.

Bước 8: Các bước công việc khác của Quy trình xuất khẩu đường biển hàng lẻ

Khi đã có vận đơn, bạn nên gửi sớm file mềm bộ chứng từ để thông báo cho người mua về việc hàng đã xếp lên tàu. Đồng thời, bạn tiến hành làm nốt thủ tục để có được những chứng từ khác theo như quy định trong hợp đồng, chẳng hạn như:

• Chứng thư bảo hiểm hàng hóa đường biển (Marine Insurance Policy)
• Chứng nhận xuất xứ (CO)
• Chứng thư kiểm dịch thực vật (Phytosanitary) hay kiểm dịch động vật.

Để đảm bảo tính chính xác, bạn nên gửi bản nháp và file mềm bản chính thức cho người mua, để họ kiểm tra xác nhận. Nếu có nội dung nào cần bổ sung chỉnh sửa, thì làm sớm, sẽ tốt hơn muộn.

Bước 9: Gửi chứng từ cho người mua hàng nước ngoài

Khi đã có bộ chứng từ, bạn gửi cho người bán bộ chứng từ gốc, theo số lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán. Đồng thời cũng nên gửi cho họ file scan qua email để họ chuẩn bị trước những bước cần thiết cho quá trình nhập khẩu.

Như vậy là kết thúc quy trình làm hàng lẻ xuất khẩu qua đường biển (LCL), về mặt chuyển giao hàng hóa. Song song với quá trình này, người xuất khẩu cũng lưu ý vấn đề thanh toán của khách hàng, cũng theo quy định của hợp đồng.

Nếu bạn có nhu cầu xuất khẩu hàng hóa LCL và chưa có kinh nghiệm hoặc không có thời gian để tự làm thủ tục thì hãy Liên hệ ngay với chúng tôi.

Chúng tôi, Cantho Logistics chuyên cung cấp các dịch vụ và giải pháp Logistics như:

• Vận tải nội địa
• Vận tải quốc tế
• Thủ tục hải quan,
• Thông quan hàng hóa
• Kiểm định, giám định hàng hóa
• Chuyển phát nhanh nội địa, quốc tế
• Thuê kho bãi

Thông tin liên hệ của chúng tôi: