VGM là gì? Quy định về khối lượng container khi xuất khẩu và những lưu ý doanh nghiệp cần biết

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc kiểm soát trọng lượng hàng hóa đóng vai trò quan trọng đối với an toàn vận tải biển. Một trong những yêu cầu mà doanh nghiệp xuất khẩu cần đặc biệt quan tâm là VGM (Verified Gross Mass). Đây là thông tin bắt buộc đối với container hàng hóa thuộc phạm vi điều chỉnh của Công ước SOLAS trước khi được xếp lên tàu.

Nếu khai báo VGM không chính xác hoặc không đúng thời hạn, container có thể bị từ chối xếp tàu, ảnh hưởng đến lịch trình giao hàng và phát sinh thêm chi phí. Vậy VGM là gì? Cách tính như thế nào? Doanh nghiệp cần thực hiện những thủ tục gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. VGM là gì?

VGM là viết tắt của cụm từ Verified Gross Mass, có nghĩa là tổng khối lượng đã được xác nhận của container hàng hóa.

Hiểu đơn giản, VGM là trọng lượng thực tế của toàn bộ container sau khi đã đóng hàng. Thông tin này bao gồm:

• Trọng lượng vỏ container rỗng (Tare Weight).

• Trọng lượng hàng hóa bên trong container.

• Trọng lượng bao bì, thùng carton và kiện hàng.

• Trọng lượng pallet, vật liệu chèn lót và cố định hàng hóa.

• Trọng lượng các thiết bị, vật liệu khác được đóng kèm bên trong container.

VGM không chỉ phản ánh trọng lượng riêng của hàng hóa mà còn bao gồm toàn bộ trọng lượng của container sau khi hoàn tất quá trình đóng hàng.

Thông tin này giúp hãng tàu và cảng biển xác định chính xác tải trọng container. Từ đó, các đơn vị liên quan có thể bố trí vị trí xếp hàng phù hợp, hạn chế tình trạng mất cân bằng và đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.

2. Vì sao VGM quan trọng trong vận tải biển?

VGM được áp dụng nhằm tăng cường an toàn cho hoạt động vận tải biển, đặc biệt khi tàu chở hàng nghìn container với tổng trọng lượng rất lớn.

Một số vai trò quan trọng của VGM bao gồm:

Đảm bảo an toàn cho tàu biển

Khi biết chính xác trọng lượng từng container, hãng tàu có thể tính toán phương án sắp xếp hàng hóa phù hợp. Điều này giúp hạn chế nguy cơ tàu bị nghiêng, mất cân bằng hoặc ảnh hưởng đến khả năng vận hành.

Hạn chế tai nạn trong quá trình xếp dỡ

Nếu trọng lượng container khai báo thấp hơn thực tế, việc sử dụng thiết bị nâng hạ và bố trí container có thể gặp rủi ro. Thông tin VGM chính xác giúp cảng và đơn vị khai thác chủ động hơn trong quá trình xử lý hàng hóa.

Hỗ trợ lập sơ đồ xếp container

VGM là dữ liệu cần thiết để hãng tàu lập kế hoạch xếp container (Stowage Plan). Việc phân bổ trọng lượng hợp lý giúp đảm bảo sự ổn định của tàu trong suốt hành trình.

Hạn chế phát sinh chi phí

Khai báo VGM đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh những vấn đề như phải cân lại, điều chỉnh thông tin, chậm tiến độ hoặc bỏ lỡ chuyến tàu dự kiến.

3. Quy định về VGM theo Công ước SOLAS

Quy định về VGM được Tổ chức Hàng hải Quốc tế (IMO) đưa vào Công ước SOLAS (International Convention for the Safety of Life at Sea).

Theo quy định tại SOLAS Chapter VI, Regulation 2, từ ngày 01/07/2016, container hàng hóa đóng gói thuộc phạm vi điều chỉnh phải có khối lượng toàn bộ đã được xác nhận trước khi được xếp lên tàu.

Một số nội dung quan trọng doanh nghiệp cần nắm gồm:

• Người gửi hàng (Shipper) có trách nhiệm cung cấp VGM cho hãng tàu hoặc đại diện của hãng tàu.

• VGM phải được xác nhận trước khi container được xếp lên tàu.

• VGM phải được cung cấp đủ sớm để phục vụ việc lập kế hoạch xếp hàng.

• Nếu không có VGM hợp lệ, container sẽ không được phép xếp lên tàu.

• Người gửi hàng phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin VGM đã cung cấp.

Đặc biệt, quy định này áp dụng đối với container hàng hóa đóng gói thuộc phạm vi điều chỉnh của SOLAS, không chỉ giới hạn ở một số loại hàng hóa nhất định.

Cần lưu ý rằng VGM là yêu cầu về an toàn hàng hải, không phải chứng từ thương mại dùng để tính giá trị hàng hóa hay xác định thuế xuất nhập khẩu.

4. Hai phương pháp xác định VGM phổ biến

Theo hướng dẫn của IMO, doanh nghiệp có thể xác định VGM bằng hai phương pháp. Mỗi phương pháp có cách thực hiện khác nhau nhưng đều phải đảm bảo tính chính xác và có cơ sở xác minh.

Phương pháp 1: Cân toàn bộ container sau khi đóng hàng

Đây là phương pháp trực tiếp và dễ kiểm soát.

Sau khi hoàn tất việc đóng hàng, container được đưa lên thiết bị cân phù hợp để xác định tổng trọng lượng thực tế.

Các bước thực hiện:

1. Đóng hàng vào container theo đúng kế hoạch.

2. Hoàn tất việc chèn lót và cố định hàng hóa.

3. Niêm phong container.

4. Đưa container lên cân chuyên dụng hoặc trạm cân phù hợp.

5. Ghi nhận kết quả cân và xác nhận khối lượng.

6. Cung cấp thông tin VGM cho hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận.

Ưu điểm của phương pháp này là xác định trực tiếp tổng trọng lượng container. Doanh nghiệp không cần tính riêng từng thành phần hàng hóa và vật liệu đóng gói.

Tuy nhiên, thiết bị cân phải đáp ứng yêu cầu về độ chính xác và các quy định liên quan tại quốc gia thực hiện cân.

Phương pháp 2: Tính tổng trọng lượng hàng hóa và vỏ container

Với phương pháp này, doanh nghiệp xác định trọng lượng của từng thành phần rồi cộng lại để có tổng khối lượng container.

Công thức tính:

VGM = Tổng trọng lượng hàng hóa và vật liệu đóng gói + Trọng lượng vỏ container

Trong đó:

• Trọng lượng hàng hóa: Khối lượng thực tế của hàng được đóng bên trong container.

• Trọng lượng bao bì: Bao gồm thùng carton, bao tải, kiện gỗ và các vật liệu đóng gói.

• Trọng lượng pallet và vật liệu chèn lót: Bao gồm pallet gỗ, thanh cố định, vật liệu chống va đập.

• Trọng lượng vỏ container: Khối lượng container rỗng, thường được ghi trên cửa container dưới ký hiệu Tare Weight.

Ví dụ minh họa:

Một doanh nghiệp xuất khẩu hàng may mặc bằng container 40 feet với các thông số sau:

• Hàng hóa: 18.000 kg.

• Thùng carton và bao bì: 500 kg.

• Pallet gỗ: 300 kg.

• Vật liệu chèn lót: 100 kg.

• Trọng lượng vỏ container: 3.800 kg.

Tổng VGM được xác định như sau:

18.000 + 500 + 300 + 100 + 3.800 = 22.700 kg.

Như vậy, VGM của container trong trường hợp này là 22.700 kg, tương đương 22,7 tấn.

Lưu ý, phương pháp 2 phải đáp ứng yêu cầu về phương pháp được cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi đóng hàng chấp thuận. Doanh nghiệp không nên chỉ sử dụng số liệu ước tính từ hóa đơn hoặc phiếu đóng gói để khai báo VGM.

5. Ai là người chịu trách nhiệm khai báo VGM?

Theo quy định SOLAS, Shipper (người gửi hàng) là bên chịu trách nhiệm chính trong việc xác định, lập chứng từ và cung cấp VGM cho hãng tàu.

Thông thường, Shipper là tổ chức hoặc cá nhân được thể hiện trên vận đơn đường biển (Bill of Lading) hoặc Sea Waybill với tư cách người gửi hàng.

Các bên liên quan có trách nhiệm như sau:

Shipper: Xác định VGM, đảm bảo tính chính xác và cung cấp thông tin đúng thời hạn.

Forwarder: Hỗ trợ khách hàng tiếp nhận, truyền thông tin VGM và phối hợp với hãng tàu, cảng theo thỏa thuận dịch vụ.

Shipping Line: Tiếp nhận thông tin VGM để phục vụ kế hoạch khai thác và xếp container lên tàu.

Terminal/Cảng: Tiếp nhận dữ liệu VGM, phối hợp kiểm soát trọng lượng và bố trí container.

Doanh nghiệp có thể thuê bên thứ ba thực hiện việc cân hoặc hỗ trợ xác định VGM. Tuy nhiên, việc thuê ngoài không mặc nhiên chuyển toàn bộ trách nhiệm theo SOLAS khỏi Shipper.

6. Quy trình khai báo VGM khi xuất khẩu hàng hóa

Trong thực tế, quy trình khai báo VGM thường được thực hiện song song với các công đoạn chuẩn bị hàng và hoàn thiện chứng từ xuất khẩu.

Bước 1: Đóng hàng vào container

Shipper tiến hành đóng hàng, kiểm tra số lượng, bao bì và thực hiện chèn lót, cố định hàng hóa. Đây là bước quan trọng để đảm bảo hàng hóa không bị xê dịch trong quá trình vận chuyển.

Bước 2: Xác định trọng lượng VGM

Doanh nghiệp thực hiện cân toàn bộ container hoặc tính tổng trọng lượng theo phương pháp được chấp thuận. Kết quả cần phản ánh chính xác tổng khối lượng thực tế.

Bước 3: Lập thông tin khai báo VGM

Doanh nghiệp chuẩn bị các thông tin cần thiết như:

• Số container (Container Number).

• Trọng lượng VGM.

• Đơn vị tính trọng lượng.

• Thông tin Shipper.

• Tên người có thẩm quyền xác nhận.

Bước 4: Gửi VGM cho hãng tàu

Thông tin VGM được gửi thông qua hệ thống điện tử, nền tảng khai báo của hãng tàu hoặc kênh tiếp nhận được hướng dẫn.

Bước 5: Kiểm tra và xác nhận dữ liệu

Doanh nghiệp cần đối chiếu số container, trọng lượng và thông tin booking để hạn chế sai sót. Nếu phát hiện thông tin không chính xác, cần liên hệ đơn vị liên quan để điều chỉnh kịp thời.

Bước 6: Hoàn tất điều kiện xếp tàu

Hãng tàu và cảng tiếp nhận thông tin VGM đủ sớm để phục vụ kế hoạch xếp hàng. Container chỉ được phép xếp lên tàu khi đáp ứng yêu cầu về VGM.

Thời hạn khai báo VGM không nhất thiết giống nhau ở tất cả hãng tàu. Doanh nghiệp cần kiểm tra VGM Cut-off trong booking hoặc thông báo của hãng tàu để gửi dữ liệu đúng hạn.

7. Những lỗi thường gặp khi khai báo VGM

Trong quá trình xuất khẩu, một số sai sót về VGM có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ vận chuyển.

Khai báo sai trọng lượng container

Một số doanh nghiệp chỉ tính trọng lượng hàng hóa mà quên cộng trọng lượng pallet, bao bì hoặc vỏ container. Điều này khiến VGM thấp hơn thực tế.

Nhầm lẫn giữa VGM và Cargo Weight

Cargo Weight là trọng lượng hàng hóa, trong khi VGM là tổng trọng lượng của hàng hóa đã đóng trong container, bao gồm cả vỏ container và vật liệu liên quan.

Hai thông tin này không thể sử dụng thay thế cho nhau.

Nhập sai số container

Việc nhầm lẫn số container có thể khiến dữ liệu VGM được gửi cho sai lô hàng. Vì vậy, cần đối chiếu số container trên thực tế với thông tin booking trước khi khai báo.

Gửi VGM trễ thời hạn

Nếu không cung cấp VGM đúng thời gian yêu cầu, container có thể không được đưa vào kế hoạch xếp tàu. Doanh nghiệp có nguy cơ phát sinh chi phí lưu container, lưu bãi hoặc phải chờ chuyến tiếp theo tùy tình huống.

Không kiểm tra giới hạn trọng lượng

Doanh nghiệp cần phân biệt VGM với giới hạn trọng lượng tối đa của container. Một container có VGM chính xác vẫn có thể không được chấp nhận nếu vượt giới hạn khai thác hoặc tải trọng cho phép.

8. VGM có giống trọng lượng tối đa của container không?

Đây là hai khái niệm thường bị nhầm lẫn trong hoạt động xuất nhập khẩu.

VGM là tổng trọng lượng thực tế đã được xác minh của container sau khi đóng hàng. Trong khi đó, Maximum Gross Weight là trọng lượng toàn bộ tối đa mà container được thiết kế để chịu theo thông số kỹ thuật.

Ví dụ, một container có giới hạn trọng lượng tối đa 30.480 kg nhưng VGM thực tế là 22.700 kg. Điều này có nghĩa container đang có tổng trọng lượng 22.700 kg, thấp hơn giới hạn kỹ thuật được ghi trên container.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra thêm giới hạn tải trọng của phương tiện vận chuyển đường bộ, thiết bị nâng hạ và quy định khai thác tại cảng.

Việc phân biệt hai thông số này giúp doanh nghiệp kiểm soát tải trọng tốt hơn, tránh tình trạng đóng hàng vượt mức cho phép.

9. Doanh nghiệp cần lưu ý gì để khai báo VGM chính xác?

Để hạn chế sai sót và tránh ảnh hưởng đến tiến độ xuất khẩu, doanh nghiệp nên chú ý một số vấn đề sau:

• Kiểm tra trọng lượng thực tế của hàng hóa trước khi đóng container.

• Không bỏ sót trọng lượng pallet, bao bì và vật liệu chèn lót.

• Sử dụng thiết bị cân đáp ứng yêu cầu về độ chính xác và kiểm định.

• Kiểm tra thông tin Tare Weight trên cửa container khi sử dụng phương pháp 2.

• Đối chiếu số container với Booking Confirmation.

• Khai báo VGM đúng thời hạn mà hãng tàu yêu cầu.

• Lưu giữ hồ sơ cân và tài liệu xác định trọng lượng để thuận tiện đối chiếu khi cần thiết.

• Kiểm tra sự phù hợp giữa VGM, giới hạn trọng lượng container và điều kiện vận chuyển.

Đặc biệt, doanh nghiệp nên trao đổi với Forwarder hoặc hãng tàu ngay từ khi nhận booking để nắm rõ phương thức khai báo, thời hạn VGM Cut-off và các yêu cầu riêng của từng tuyến vận chuyển.

10. Kết luận

VGM là một thông tin quan trọng trong hoạt động vận tải container bằng đường biển. Việc xác định và khai báo chính xác Verified Gross Mass không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định SOLAS mà còn góp phần đảm bảo an toàn cho tàu biển, hàng hóa và toàn bộ chuỗi cung ứng.

Đối với doanh nghiệp xuất khẩu, việc kiểm tra trọng lượng hàng hóa, lựa chọn phương pháp xác định VGM phù hợp và gửi thông tin đúng thời hạn là những bước không thể bỏ qua. Chủ động kiểm soát VGM ngay từ khâu đóng hàng sẽ giúp hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí và đảm bảo lô hàng được vận chuyển theo kế hoạch.

Trong trường hợp chưa có kinh nghiệm thực hiện, doanh nghiệp nên phối hợp với đơn vị giao nhận vận tải (Forwarder) để được hướng dẫn về quy trình cân, khai báo và theo dõi tiến độ chứng từ.

Xem thêm:

Những lưu ý đóng gói khi gửi hàng đi quốc tế -Mẹo hay Indochinapost – Chuyển phát nhanh hàng hóa nội địa Quốc tế Indochinapost Vietnam

DIGITAL LOGISTICS: CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG NGÀNH VẬN TẢI VÀ GIAO NHẬN – Cần Thơ Logistics Xuất Nhập Khẩu