Trong hoạt động xuất nhập khẩu, nhiều doanh nghiệp tập trung đàm phán giá, lựa chọn hãng vận chuyển hoặc tối ưu thuế suất, nhưng lại chưa đầu tư đúng cho bộ chứng từ. Thực tế cho thấy, một bộ chứng từ đẹp – tức là đầy đủ, chính xác, đồng nhất và đúng quy định – có thể rút ngắn đáng kể thời gian thông quan, giảm chi phí phát sinh và hạn chế rủi ro bị kiểm tra kéo dài.
Vậy cụ thể, một bộ chứng từ chuẩn chỉnh sẽ giúp hàng hóa thông quan nhanh hơn như thế nào?
1. Chứng từ đẹp là gì?
Trong ngành logistics, chứng từ đẹp không phải là hình thức bắt mắt, mà là bộ hồ sơ đáp ứng đủ các tiêu chí:
-
Thông tin thống nhất giữa các chứng từ
-
Không sai chính tả, không sai số liệu
-
Đúng mẫu biểu theo quy định
-
Có đầy đủ chữ ký, con dấu hợp lệ
-
Phù hợp với hợp đồng và tờ khai hải quan
Một bộ chứng từ thường bao gồm:
-
Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)
-
Packing List (Phiếu đóng gói)
-
Bill of Lading/Airway Bill
-
Certificate of Origin (nếu có)
-
Hợp đồng ngoại thương
-
Các giấy phép chuyên ngành (nếu cần)
Chỉ cần một chi tiết nhỏ không khớp giữa Invoice và Packing List cũng có thể khiến hệ thống phân luồng rủi ro cao hơn.
2. Giảm nguy cơ bị phân luồng kiểm tra
Hệ thống hải quan hiện nay áp dụng quản lý rủi ro. Khi khai báo, dữ liệu sẽ được đối chiếu tự động. Nếu:
-
Giá trị hàng hóa bất thường
-
Mô tả hàng không rõ ràng
-
Mã HS không hợp lý
-
Thông tin doanh nghiệp từng có vi phạm
Khả năng bị phân luồng vàng hoặc đỏ sẽ tăng lên.
Ngược lại, khi bộ chứng từ rõ ràng, logic và thống nhất, doanh nghiệp có nhiều cơ hội được phân luồng xanh – đồng nghĩa với việc thông quan nhanh, ít kiểm tra thực tế hàng hóa.
3. Hạn chế yêu cầu sửa đổi, bổ sung
Một trong những nguyên nhân khiến hàng bị giữ nhiều ngày là:
-
Sai tên công ty
-
Sai địa chỉ người nhận
-
Lệch số container
-
Sai đơn vị tính
-
Không khớp tổng trọng lượng
Khi hải quan yêu cầu sửa đổi, doanh nghiệp phải:
-
Làm công văn giải trình
-
Xin chỉnh sửa chứng từ
-
Chờ xác nhận lại
Quy trình này có thể kéo dài từ 1–3 ngày, thậm chí lâu hơn nếu liên quan đến CO hoặc giấy phép chuyên ngành.
Một bộ chứng từ được kiểm tra kỹ ngay từ đầu sẽ loại bỏ phần lớn các tình huống này.
4. Giảm chi phí lưu kho, lưu container
Mỗi ngày hàng nằm tại cảng hoặc sân bay đều phát sinh chi phí:
-
Phí lưu kho (storage)
-
Phí lưu container (demurrage/detention)
-
Phí nâng hạ
-
Phí thay đổi booking
Nếu chứng từ sai sót khiến hàng bị giữ thêm 3–5 ngày, tổng chi phí có thể tăng đáng kể, đặc biệt với hàng lạnh hoặc hàng giá trị cao.
Do đó, đầu tư thời gian kiểm tra chứng từ trước khi phát hành thực chất là cách tiết kiệm chi phí hiệu quả.
5. Tăng uy tín với đối tác và ngân hàng
Trong trường hợp thanh toán LC, ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ rất nghiêm ngặt. Chỉ cần:
-
Sai dấu chấm, dấu phẩy
-
Khác biệt nhỏ về mô tả hàng
-
Thiếu chữ ký
Bộ chứng từ có thể bị từ chối thanh toán.
Một bộ chứng từ đẹp giúp:
-
Ngân hàng chấp nhận nhanh
-
Đối tác tin tưởng hơn
-
Giảm nguy cơ tranh chấp
Uy tín trong thương mại quốc tế được xây dựng từ những chi tiết nhỏ như vậy.
6. Cách xây dựng quy trình kiểm soát chứng từ hiệu quả
Để đảm bảo bộ chứng từ luôn đạt chuẩn, doanh nghiệp nên:
✔ Xây dựng checklist kiểm tra trước khi phát hành
✔ Phân công rõ người chịu trách nhiệm từng loại chứng từ
✔ Đối chiếu chéo thông tin giữa Invoice – Packing List – Tờ khai
✔ Cập nhật quy định mới từ thị trường nhập khẩu
✔ Lưu trữ hồ sơ khoa học để đối chiếu khi cần
Việc chuẩn hóa quy trình không chỉ giúp thông quan nhanh mà còn nâng cao năng lực quản trị rủi ro.
Kết luận
Một bộ chứng từ “đẹp” không đơn thuần là yêu cầu hình thức, mà là yếu tố quyết định tốc độ thông quan. Khi thông tin rõ ràng, chính xác và đồng nhất, doanh nghiệp giảm được nguy cơ bị kiểm tra, tránh phát sinh chi phí và đảm bảo giao hàng đúng tiến độ.
Trong xuất nhập khẩu, tốc độ và sự chính xác luôn song hành. Và mọi thứ bắt đầu từ một bộ chứng từ được chuẩn bị cẩn trọng ngay từ đầu.
Xem thêm:
Vận tải đa phương thức là gì và những điều cần biết
Gửi Mứt Dừa Sấy Bến Tre Đi Thụy Sĩ Nhanh, An Toàn Uy Tín Số 1