Cùng một kiện hàng, vì sao người gửi lại trả cước khác nhau? 8 lí do thường gặp
Bạn từng gặp trường hợp khá khó hiểu: cùng một loại hàng, cùng số lượng, thậm chí trọng lượng gần như giống nhau nhưng mỗi người lại nhận được một mức cước vận chuyển khác nhau?
Trong vận chuyển quốc tế, điều này hoàn toàn có thể xảy ra. Cước phí không chỉ được tính dựa trên số kilogram của kiện hàng mà còn phụ thuộc vào kích thước, tuyến đường, phương thức vận chuyển, địa chỉ nhận, thời điểm gửi và nhiều khoản phụ phí khác.
Vậy đâu là những yếu tố khiến cùng một kiện hàng nhưng cước vận chuyển lại khác nhau?
1. Cùng trọng lượng nhưng kích thước khác nhau
Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất là trọng lượng tính cước.
Nhiều người thường nghĩ kiện hàng nặng 5kg thì chỉ cần lấy 5kg để tính tiền. Tuy nhiên, với vận chuyển hàng không và một số dịch vụ chuyển phát quốc tế, đơn vị vận chuyển có thể so sánh trọng lượng thực tế với trọng lượng thể tích (Volume Weight).
Công thức thường được sử dụng:
Trọng lượng thể tích = Dài × Rộng × Cao / hệ số quy đổi
Ví dụ, hai kiện hàng đều có trọng lượng thực tế 5kg:
- Kiện A: 40 × 30 × 25cm
- Kiện B: 60 × 40 × 35cm
Kiện B chiếm nhiều không gian trên máy bay hơn nên trọng lượng thể tích có thể cao hơn đáng kể. Khi đó, dù cân thực tế vẫn chỉ khoảng 5kg, kiện hàng có thể được tính cước theo mức trọng lượng cao hơn.
Vì vậy, “nặng bằng nhau” chưa chắc đồng nghĩa với “cước bằng nhau”.
2. Địa chỉ nhận hàng khác nhau
Đây cũng là yếu tố khiến cước thay đổi mà nhiều người dễ bỏ qua.
Ví dụ, cùng gửi một kiện hàng từ Việt Nam sang Mỹ nhưng:
- Một kiện đến New York.
- Một kiện đến California.
- Một kiện đến Alaska hoặc Hawaii.
- Một kiện đến khu vực ngoại thành hoặc vùng xa.
Mỗi địa chỉ có thể thuộc một khu vực tính cước khác nhau. Khoảng cách vận chuyển nội địa sau khi hàng đến quốc gia đích cũng có thể ảnh hưởng đến tổng chi phí.
Đặc biệt, nếu địa chỉ nhận nằm trong khu vực xa trung tâm hoặc khu vực phụ phí, mức cước có thể cao hơn so với các thành phố lớn.
Do đó, khi báo giá vận chuyển quốc tế, chỉ cung cấp tên quốc gia đôi khi vẫn chưa đủ. Mã ZIP/postal code và địa chỉ cụ thể có thể cần được xác định để tính cước chính xác hơn.
3. Phương thức vận chuyển khác nhau
Cùng một kiện hàng nhưng lựa chọn dịch vụ khác nhau thì mức giá cũng khác.
Chẳng hạn, người gửi có thể lựa chọn:
- Chuyển phát nhanh quốc tế.
- Vận chuyển tiết kiệm.
- Vận chuyển đường hàng không.
- Dịch vụ ưu tiên.
- Dịch vụ dành cho hàng thương mại hoặc hàng cá nhân.
Nếu cần hàng đến nhanh, người gửi thường phải lựa chọn dịch vụ có thời gian vận chuyển ngắn hơn và mức cước có thể cao hơn.
Ngược lại, nếu không quá gấp về thời gian, lựa chọn dịch vụ tiết kiệm có thể giúp tối ưu chi phí.
Nhanh hơn thường đi kèm với mức giá cao hơn, nhưng không phải lúc nào dịch vụ đắt nhất cũng là lựa chọn phù hợp nhất.
4. Thời điểm gửi hàng cũng có thể ảnh hưởng đến cước
Cước vận chuyển quốc tế không phải lúc nào cũng cố định.
Vào những giai đoạn cao điểm như:
- Trước và sau các dịp lễ lớn.
- Mùa mua sắm cuối năm.
- Các đợt cao điểm thương mại điện tử.
- Thời điểm nhu cầu vận chuyển quốc tế tăng mạnh.
Năng lực khai thác của các hãng vận chuyển có thể chịu áp lực lớn. Một số tuyến hoặc dịch vụ có thể phát sinh phụ phí theo từng thời điểm.
Điều này giải thích vì sao cùng một tuyến, cùng trọng lượng nhưng báo giá ở hai thời điểm khác nhau vẫn có thể chênh lệch.
5. Loại hàng hóa không giống nhau
Hai kiện hàng cùng nặng 5kg nhưng chưa chắc có cùng mức cước.
Ví dụ, một kiện chứa quần áo thông thường có thể được xử lý khác với kiện chứa mỹ phẩm, thực phẩm, thiết bị điện tử hoặc những mặt hàng cần kiểm tra điều kiện vận chuyển.
Một số loại hàng có thể cần:
- Kiểm tra chứng từ.
- Khai báo chi tiết hơn.
- Đóng gói đặc biệt.
- Xử lý riêng trong quá trình vận chuyển.
- Tuân thủ quy định nhập khẩu của nước đến.
Vì vậy, trọng lượng chỉ là một phần trong bài toán tính cước. Tính chất và cách khai báo hàng hóa cũng rất quan trọng.
6. Phụ phí khiến tổng cước thay đổi
Giá cước ban đầu đôi khi chưa phải là tổng số tiền cuối cùng.
Tùy tuyến và dịch vụ, đơn hàng có thể phát sinh những khoản như:
- Phụ phí nhiên liệu.
- Phụ phí khu vực xa.
- Phụ phí xử lý đặc biệt.
- Phụ phí kích thước lớn.
- Phí khai báo hoặc xử lý chứng từ.
- Các khoản phí liên quan đến dịch vụ bổ sung.
Nếu chỉ so sánh giá cước cơ bản giữa hai đơn hàng mà không xem xét các khoản phụ phí, người gửi rất dễ cho rằng đơn vị vận chuyển báo giá không giống nhau.
Do đó, khi nhận báo giá, nên hỏi rõ: “Mức giá này đã bao gồm những khoản nào?”
7. Cách đóng gói cũng ảnh hưởng đến chi phí
Đóng gói tưởng như chỉ liên quan đến việc bảo vệ hàng hóa nhưng thực tế có thể tác động trực tiếp đến cước.
Một kiện hàng được đóng gọn, vừa kích thước có thể tiết kiệm không gian. Trong khi đó, nếu sử dụng thùng quá lớn, chèn quá nhiều vật liệu hoặc đóng gói không tối ưu, kích thước kiện tăng lên và trọng lượng thể tích cũng có thể tăng.
Ví dụ, một sản phẩm có thể tích nhỏ nhưng được đặt trong thùng lớn sẽ tạo ra khoảng không không cần thiết. Khi đó, người gửi có thể phải trả tiền cho phần thể tích mà hàng hóa chiếm dụng trong quá trình vận chuyển.
Vì vậy, đóng gói đúng kích thước không chỉ giúp hàng hóa an toàn mà còn có thể giúp tối ưu cước.
8. Cùng kiện hàng nhưng báo giá từ các đơn vị khác nhau
Một nguyên nhân khác rất đơn giản: mỗi đơn vị vận chuyển có mạng lưới, bảng giá và chính sách khai thác khác nhau.
Cùng một kiện hàng 5kg gửi sang Mỹ, một đơn vị có thể đưa ra mức giá cao hơn nhưng thời gian vận chuyển nhanh hơn. Một đơn vị khác có thể có giá thấp hơn nhưng thời gian giao hàng dài hơn hoặc điều kiện dịch vụ khác.
Vì vậy, không nên chỉ nhìn vào con số cuối cùng để đánh giá một báo giá.
Nên so sánh thêm:
Giá cước + thời gian vận chuyển + phạm vi giao hàng + khả năng theo dõi + chính sách xử lý phát sinh + hỗ trợ chứng từ.
Làm thế nào để biết cước thực tế trước khi gửi?
Để hạn chế tình trạng báo giá ban đầu và cước thực tế chênh lệch, người gửi nên chuẩn bị đầy đủ thông tin:
1. Trọng lượng thực tế: kiện hàng nặng bao nhiêu kg?
2. Kích thước: chiều dài, chiều rộng và chiều cao của kiện.
3. Nội dung hàng hóa: hàng gì, số lượng bao nhiêu, giá trị bao nhiêu?
4. Địa chỉ gửi và nhận: đặc biệt là mã ZIP/postal code của người nhận.
5. Mục đích gửi: hàng cá nhân, quà tặng hay hàng thương mại.
6. Yêu cầu thời gian: cần giao nhanh hay ưu tiên tiết kiệm chi phí?
Khi có đầy đủ thông tin, đơn vị vận chuyển sẽ dễ xác định trọng lượng tính cước và tuyến dịch vụ phù hợp, từ đó đưa ra báo giá sát thực tế hơn.
Đừng chỉ hỏi “1kg bao nhiêu tiền?”
Khi tìm hiểu dịch vụ vận chuyển quốc tế, câu hỏi “1kg bao nhiêu tiền?” chưa đủ để biết tổng chi phí.
Một báo giá chính xác cần dựa trên trọng lượng, kích thước, loại hàng, địa chỉ nhận, phương thức vận chuyển và các phụ phí liên quan.
Đó cũng là lý do tại sao hai người cùng gửi một kiện hàng có trọng lượng tương tự nhưng vẫn có thể trả hai mức cước khác nhau.
Hiểu đúng cách tính cước sẽ giúp người gửi chủ động hơn, hạn chế chi phí phát sinh và lựa chọn được phương án vận chuyển phù hợp với nhu cầu thực tế.
Xem thêm:
Quy trình logistics cho hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển