Forwarder, Forwarding là gì? Vai trò của Forwarder trong xuất nhập khẩu

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, hàng hóa thường phải di chuyển qua nhiều quốc gia, phương thức vận tải và thủ tục khác nhau trước khi đến tay người nhận. Để quá trình này diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp thường sử dụng dịch vụ Forwarder. Vậy Forwarder, Forwarding là gì? Forwarder đóng vai trò như thế nào trong chuỗi logistics và xuất nhập khẩu?

Forwarder là gì?

Forwarder (Freight Forwarder) là đơn vị cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa, đóng vai trò trung gian tổ chức và điều phối quá trình vận chuyển hàng hóa từ người gửi đến người nhận.

Forwarder có thể làm việc với hãng tàu, hãng hàng không, đơn vị vận tải đường bộ, kho bãi, đại lý nước ngoài và cơ quan liên quan để sắp xếp quá trình vận chuyển.

Hiểu đơn giản, nếu doanh nghiệp xuất khẩu có một lô hàng cần gửi từ Việt Nam sang Mỹ nhưng không muốn tự thực hiện toàn bộ các công việc logistics, Forwarder có thể đứng ra tổ chức và điều phối các khâu cần thiết để đưa hàng đến địa điểm yêu cầu.

Forwarding là gì?

Forwarding là hoạt động giao nhận và tổ chức vận chuyển hàng hóa. Đây là một chuỗi công việc bao gồm nhiều hoạt động liên quan đến việc đưa hàng từ điểm xuất phát đến điểm đích.

Tùy theo nhu cầu của khách hàng, dịch vụ Forwarding có thể bao gồm:

• Tư vấn phương án vận chuyển.
• Đặt chỗ với hãng tàu hoặc hãng hàng không.
• Nhận và kiểm tra thông tin hàng hóa.
• Vận chuyển hàng từ kho đến cảng hoặc sân bay.
• Hỗ trợ khai báo và làm thủ tục hải quan.
• Chuẩn bị, kiểm tra chứng từ vận chuyển.
• Theo dõi hành trình của lô hàng.
• Làm việc với đại lý tại nước ngoài.
• Sắp xếp giao hàng đến địa chỉ của người nhận.

Vì vậy, Forwarder là đơn vị cung cấp dịch vụ, còn Forwarding là hoạt động giao nhận và tổ chức vận chuyển.

Forwarder đóng vai trò gì trong xuất nhập khẩu?

1. Tổ chức và điều phối quá trình vận chuyển

Một lô hàng xuất nhập khẩu có thể liên quan đến nhiều bên như người xuất khẩu, người nhập khẩu, hãng tàu, hãng hàng không, cảng, kho, hải quan và đại lý nước ngoài.

Forwarder có nhiệm vụ kết nối và điều phối các bên này, giúp quá trình vận chuyển được thực hiện theo kế hoạch.

2. Tư vấn phương án vận chuyển

Dựa trên loại hàng, trọng lượng, kích thước, thời gian giao hàng và ngân sách của khách hàng, Forwarder có thể tư vấn phương thức vận chuyển phù hợp như:

• Đường biển.
• Đường hàng không.
• Đường bộ.
• Vận tải đa phương thức.

Việc lựa chọn đúng phương án có thể giúp doanh nghiệp cân đối giữa chi phí, thời gian và mức độ an toàn của hàng hóa.

3. Đặt chỗ với hãng vận chuyển

Forwarder thường làm việc với các hãng tàu, hãng hàng không hoặc nhà vận chuyển để booking chỗ cho lô hàng.

Đối với hàng container, Forwarder có thể hỗ trợ lựa chọn lịch tàu, tuyến vận chuyển và thời gian dự kiến phù hợp với kế hoạch xuất nhập khẩu của khách hàng.

4. Hỗ trợ chứng từ xuất nhập khẩu

Chứng từ là một phần quan trọng trong hoạt động logistics quốc tế. Forwarder có thể hỗ trợ kiểm tra và xử lý các chứng từ liên quan đến lô hàng như:

• Bill of Lading (B/L).
• House Bill of Lading (HBL).
• Master Bill of Lading (MBL).
• Packing List.
• Commercial Invoice.
• Shipping Instruction (SI).
• Arrival Notice.
• Manifest.
• Certificate of Origin (C/O).

Việc kiểm tra thông tin trên chứng từ giúp hạn chế sai sót có thể ảnh hưởng đến quá trình vận chuyển và nhận hàng.

5. Hỗ trợ thủ tục hải quan

Tùy vào phạm vi dịch vụ, Forwarder có thể hỗ trợ khách hàng chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các thủ tục liên quan đến xuất khẩu, nhập khẩu và thông quan hàng hóa.

Điều này đặc biệt hữu ích đối với những doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động xuất nhập khẩu.

6. Theo dõi và cập nhật tình trạng lô hàng

Sau khi hàng được vận chuyển, Forwarder tiếp tục theo dõi hành trình và cập nhật thông tin cho khách hàng.

Các thông tin thường được quan tâm gồm:

• Hàng đã được lấy hay chưa.
• Hàng đã lên tàu hoặc máy bay chưa.
• Thời gian dự kiến đến cảng.
• Tình trạng thông quan.
• Hàng đã đến cảng đích chưa.
• Thời gian giao hàng dự kiến.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc lên kế hoạch nhận hàng và sản xuất, kinh doanh.

Quy trình Forwarding cơ bản

Một quy trình Forwarding có thể được thực hiện theo các bước cơ bản:

Tiếp nhận yêu cầu → Báo giá → Booking → Chuẩn bị hàng và chứng từ → Vận chuyển nội địa → Làm thủ tục hải quan → Vận chuyển quốc tế → Theo dõi lô hàng → Thông quan tại nước đến → Giao hàng.

Tùy từng loại hàng, tuyến vận chuyển và điều kiện thương mại Incoterms, quy trình thực tế có thể thay đổi.

Forwarder khác gì với hãng tàu?

Forwarder và hãng tàu đều tham gia vào quá trình vận chuyển nhưng có vai trò khác nhau.

Hãng tàu trực tiếp khai thác tàu và cung cấp dịch vụ vận chuyển đường biển trên các tuyến nhất định.

Trong khi đó, Forwarder thường đứng ở vai trò tổ chức và điều phối dịch vụ vận chuyển cho khách hàng. Forwarder có thể mua chỗ từ hãng tàu hoặc hãng vận chuyển rồi cung cấp lại dịch vụ phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

Ví dụ, một doanh nghiệp có hàng cần xuất khẩu sang Mỹ có thể liên hệ Forwarder để được tư vấn tuyến, booking, chứng từ, vận chuyển nội địa và các dịch vụ liên quan thay vì phải tự làm việc với từng đơn vị riêng lẻ.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ Forwarder

Sử dụng Forwarder có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm thời gian: Forwarder hỗ trợ xử lý và điều phối nhiều công việc logistics.
• Tối ưu chi phí: Có thể lựa chọn tuyến và phương thức vận chuyển phù hợp.
• Hạn chế sai sót chứng từ: Được hỗ trợ kiểm tra các thông tin liên quan đến lô hàng.
• Dễ dàng theo dõi hàng hóa: Forwarder cập nhật tình trạng vận chuyển trong từng giai đoạn.
• Hỗ trợ xử lý vấn đề phát sinh: Forwarder có thể phối hợp với các bên liên quan khi hàng bị trễ, thiếu chứng từ hoặc phát sinh vấn đề trong quá trình vận chuyển.
• Kết nối mạng lưới quốc tế: Nhiều Forwarder có hệ thống đại lý ở các quốc gia khác nhau, thuận tiện cho việc giao nhận hàng tại nước đến.

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng Forwarder?

Forwarder đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp:

• Mới tham gia hoạt động xuất nhập khẩu.
• Chưa có bộ phận logistics chuyên nghiệp.
• Có nhu cầu vận chuyển hàng quốc tế thường xuyên.
• Muốn sử dụng dịch vụ vận chuyển trọn gói.
• Cần hỗ trợ về booking, chứng từ, hải quan và giao nhận.

Đối với những lô hàng có yêu cầu phức tạp hoặc vận chuyển qua nhiều quốc gia, việc lựa chọn một Forwarder có kinh nghiệm cũng giúp doanh nghiệp giảm bớt khối lượng công việc và hạn chế rủi ro trong quá trình vận chuyển.

Kết luận

Forwarder là một mắt xích quan trọng trong chuỗi logistics và hoạt động xuất nhập khẩu. Không chỉ đơn thuần tổ chức vận chuyển, Forwarder còn có thể hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu booking, chứng từ, vận chuyển nội địa, thủ tục hải quan đến theo dõi và giao hàng.

Hiểu rõ Forwarder và Forwarding là gì sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng dịch vụ logistics, chủ động hơn trong quá trình xuất nhập khẩu và tối ưu chi phí vận chuyển. Đặc biệt, với những doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm về logistics quốc tế, Forwarder có thể trở thành đơn vị hỗ trợ quan trọng trong việc đưa hàng hóa đến đúng nơi, đúng thời gian và đúng yêu cầu.

Hãy liên hệ ngay với Indochinapost để được tư vấn giải pháp vận chuyển quốc tế tối ưu nhất cho nhu cầu của bạn.

Xem thêm:

Freight forwarder là gì? Những thông tin cơ bản nhất về Freight forwarder

Hướng Dẫn Khai Báo Hải Quan Cho Người Mới Bắt Đầu