Một lô hàng quốc tế đi qua bao nhiêu “điểm chạm” trước khi đến tay người nhận? 3 hay 4 “điểm chạm”

Khi đặt một đơn hàng quốc tế, nhiều người thường hình dung hành trình khá đơn giản: người gửi giao hàng → hàng được vận chuyển → người nhận nhận hàng. Tuy nhiên, trên thực tế, một lô hàng có thể phải đi qua rất nhiều “điểm chạm” (touchpoints) trước khi hoàn tất hành trình.

Mỗi điểm chạm là một công đoạn hoặc một đơn vị tham gia vào quá trình vận chuyển, từ khâu tiếp nhận hàng, kiểm tra chứng từ, khai thác, thông quan cho đến giao hàng chặng cuối. Chỉ cần một điểm chạm phát sinh vấn đề, toàn bộ thời gian giao hàng có thể bị ảnh hưởng.

Vậy một lô hàng quốc tế thực sự phải đi qua bao nhiêu điểm chạm?

1. Điểm chạm đầu tiên: Người gửi

Hành trình bắt đầu từ shipper – người gửi hàng.

Đây là nơi hàng hóa được chuẩn bị, đóng gói và bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Người gửi cần cung cấp đầy đủ thông tin như:

• Tên và địa chỉ người gửi
• Tên, địa chỉ người nhận
• Số điện thoại liên hệ
• Mô tả hàng hóa
• Số lượng và trọng lượng
• Giá trị hàng hóa
• Các chứng từ liên quan nếu cần

Ngay tại điểm đầu tiên này, thông tin càng chính xác thì những công đoạn phía sau càng thuận lợi.

Ví dụ, chỉ một lỗi nhỏ trong địa chỉ hoặc số điện thoại người nhận cũng có thể khiến hàng gặp khó khăn khi giao tại nước đến.

2. Điểm chạm thứ hai: Đơn vị vận chuyển hoặc Forwarder

Sau khi tiếp nhận hàng, đơn vị vận chuyển/forwarder sẽ kiểm tra thông tin lô hàng và xác định phương án vận chuyển phù hợp.

Ở bước này, đơn vị logistics có thể thực hiện:

• Kiểm tra kích thước, trọng lượng hàng
• Kiểm tra loại hàng
• Tư vấn tuyến vận chuyển
• Xác định phương thức vận chuyển
• Báo giá và thời gian dự kiến
• Kiểm tra các yêu cầu đặc biệt của nước đến

Đối với hàng quốc tế, forwarder có thể đóng vai trò kết nối giữa người gửi với hãng vận chuyển, hãng tàu, hãng hàng không, đại lý và các bên liên quan.

3. Điểm chạm thứ ba: Kho hoặc trung tâm khai thác

Sau khi được tiếp nhận, hàng thường được đưa đến kho hoặc trung tâm khai thác.

Tại đây, hàng có thể được:

• Cân và đo kích thước
• Kiểm tra tình trạng bên ngoài
• Phân loại theo tuyến
• Dán nhãn hoặc mã vận đơn
• Quét mã tracking
• Gom hàng theo điểm đến
• Chuẩn bị cho chuyến vận chuyển tiếp theo

Đây là một trong những điểm chạm quan trọng vì hàng có thể được phân loại lại theo từng tuyến, quốc gia hoặc phương thức vận chuyển.

4. Điểm chạm thứ tư: Hải quan nước xuất khẩu

Đối với hàng hóa xuất khẩu, lô hàng có thể phải trải qua khâu khai báo và kiểm tra hải quan.

Thông tin trên chứng từ cần phù hợp với hàng hóa thực tế. Tùy loại hàng và quy định, cơ quan hải quan có thể kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra hàng hóa.

Nếu chứng từ đầy đủ và thông tin chính xác, hàng có thể tiếp tục hành trình. Ngược lại, việc thiếu hoặc sai thông tin có thể khiến quá trình xử lý kéo dài.

Đây cũng là lý do vì sao chuẩn bị chứng từ ngay từ đầu có vai trò rất quan trọng trong logistics quốc tế.

5. Điểm chạm thứ năm: Cảng biển hoặc sân bay

Sau khi hoàn thành các thủ tục cần thiết, hàng được đưa đến cảng biển, sân bay hoặc điểm xuất hàng.

Tại đây, hàng được bàn giao cho đơn vị khai thác để chờ phương tiện vận chuyển.

Với vận tải hàng không, hàng có thể được đưa vào khu vực khai thác hàng hóa tại sân bay và chờ chuyến bay phù hợp.

Với vận tải đường biển, container có thể được đưa vào cảng và chờ tàu theo lịch đã đặt.

Thời gian chờ tại điểm này phụ thuộc vào lịch khai thác, cut-off, tình trạng cảng/sân bay và khả năng sắp xếp chuyến.

6. Điểm chạm thứ sáu: Phương tiện vận chuyển quốc tế

Đây là giai đoạn mà hàng chính thức bước vào hành trình quốc tế.

Tùy phương thức vận chuyển, hàng có thể được vận chuyển bằng:

• Máy bay
• Tàu biển
• Xe tải xuyên biên giới
• Hoặc kết hợp nhiều phương thức

Đối với một số tuyến, hàng có thể được vận chuyển trực tiếp. Tuy nhiên, nhiều lô hàng phải đi qua một hoặc nhiều điểm trung chuyển (transshipment/hub).

Ví dụ:

Việt Nam → Singapore → Đức → người nhận

Trong trường hợp này, Singapore và Đức đều có thể trở thành những điểm chạm trong hành trình của lô hàng.

7. Điểm chạm thứ bảy: Trung tâm trung chuyển

Nếu lô hàng không đi thẳng đến quốc gia đích, hàng sẽ được xử lý tại một hub hoặc trung tâm trung chuyển.

Tại đây, hàng có thể được:

• Dỡ khỏi phương tiện ban đầu
• Phân loại
• Quét mã
• Ghép với chuyến tiếp theo
• Chuyển sang phương tiện khác
• Chờ chuyến vận chuyển tiếp theo

Đây cũng là một trong những nguyên nhân khiến thời gian giao hàng giữa các lô hàng có thể khác nhau.

Nếu chuyến tiếp theo có sẵn, hàng tiếp tục hành trình nhanh chóng. Nếu phải chờ chuyến, transit time có thể kéo dài.

8. Điểm chạm thứ tám: Hải quan nước nhập khẩu

Khi hàng đến quốc gia đích, lô hàng có thể phải trải qua thủ tục hải quan nhập khẩu.

Cơ quan chức năng có thể kiểm tra thông tin về:

• Loại hàng
• Giá trị hàng hóa
• Số lượng
• Xuất xứ
• Chứng từ
• Các yêu cầu nhập khẩu đặc biệt

Đối với một số mặt hàng, quá trình kiểm tra có thể phức tạp hơn do phải đáp ứng những quy định riêng của nước nhập khẩu.

Vì vậy, hàng đến quốc gia đích không có nghĩa là hàng sẽ được giao ngay. Lô hàng vẫn cần hoàn thành những bước cần thiết trước khi được đưa vào mạng lưới giao hàng nội địa.

9. Điểm chạm thứ chín: Kho hoặc trung tâm phân phối tại nước đến

Sau khi hoàn tất thủ tục, hàng thường được đưa về trung tâm phân phối hoặc kho khai thác tại quốc gia đích.

Tại đây, hàng được phân loại theo:

• Thành phố
• Khu vực
• Mã bưu chính
• Tuyến giao hàng
• Đơn vị giao nhận

Sau đó, hàng được chuyển sang phương tiện phù hợp để thực hiện chặng cuối.

10. Điểm chạm thứ mười: Đơn vị giao hàng chặng cuối

Đây là giai đoạn last-mile delivery – phần cuối cùng của hành trình.

Hàng được chuyển đến nhân viên giao hàng hoặc đơn vị vận chuyển nội địa để giao đến địa chỉ người nhận.

Có nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến thời gian ở bước này như:

• Khoảng cách
• Giao thông
• Thời tiết
• Địa chỉ người nhận
• Khu vực giao hàng
• Người nhận có mặt hay không
• Khả năng liên hệ với người nhận

Vì vậy, một lô hàng dù đã đến quốc gia đích vẫn có thể cần thêm thời gian mới được giao tận tay khách hàng.

11. Điểm chạm cuối cùng: Người nhận

Cuối cùng, hàng được giao đến consignee – người nhận.

Người nhận kiểm tra tình trạng kiện hàng và xác nhận việc giao hàng hoàn tất.

Đến đây, hành trình của một lô hàng quốc tế mới thực sự kết thúc.

Vậy một lô hàng có bao nhiêu “điểm chạm”?

Không có một con số cố định cho mọi lô hàng.

Một lô hàng đơn giản có thể chỉ đi qua một số điểm chính:

Người gửi → Forwarder → Kho → Hải quan → Sân bay/Cảng → Phương tiện vận chuyển → Hải quan nước đến → Kho → Giao hàng → Người nhận

Trong khi đó, một lô hàng có nhiều điểm trung chuyển, yêu cầu kiểm tra đặc biệt hoặc sử dụng nhiều phương thức vận tải có thể đi qua hơn 10 điểm chạm trước khi đến tay người nhận.

Điều quan trọng là mỗi điểm chạm đều có một vai trò nhất định và đều có khả năng ảnh hưởng đến thời gian, chi phí và tình trạng của lô hàng.

Vì sao hiểu “điểm chạm” lại quan trọng?

Hiểu được hành trình thực tế của hàng hóa giúp người gửi không còn quá bất ngờ khi tracking đơn hàng đứng yên trong một khoảng thời gian.

Ví dụ, trạng thái hàng không thay đổi trong vài giờ không nhất thiết có nghĩa là hàng bị mất. Hàng có thể đang chờ phân loại, chờ chuyến bay, chờ trung chuyển hoặc đang được xử lý tại một cơ sở logistics.

Đối với doanh nghiệp, việc xác định các điểm chạm còn giúp dễ dàng tìm nguyên nhân khi hàng bị chậm. Thay vì chỉ hỏi “Hàng đang ở đâu?”, doanh nghiệp có thể xác định chính xác hàng đang ở công đoạn nào và bên nào đang phụ trách.

Kết luận

Một lô hàng quốc tế không đơn giản chỉ đi từ điểm A đến điểm B. Trên thực tế, hàng có thể trải qua hàng loạt điểm chạm gồm người gửi, forwarder, kho khai thác, hải quan, cảng hoặc sân bay, phương tiện vận chuyển, trung tâm trung chuyển, hải quan nước nhập khẩu, kho phân phối và đơn vị giao hàng chặng cuối.

Mỗi điểm chạm đều góp phần tạo nên hành trình cuối cùng của lô hàng. Hiểu rõ những công đoạn này không chỉ giúp người gửi theo dõi hàng dễ hơn, mà còn chủ động hơn trong việc chuẩn bị chứng từ, lựa chọn phương án vận chuyển và xử lý khi phát sinh chậm trễ.

Trong logistics quốc tế, một hành trình càng có nhiều điểm chạm thì càng cần được theo dõi chặt chẽ. Đây cũng là lý do việc lựa chọn đúng tuyến vận chuyển và đơn vị logistics có khả năng kiểm soát toàn bộ hành trình đóng vai trò quan trọng đối với thời gian và chất lượng giao hàng.

Xem thêm:

Những Lỗi Thường Gặp Khi Gửi Hàng Quốc Tế Và Cách Tránh Hiệu Quả

Quy trình logistics cho hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển