Mã vận đơn quốc tế có ý nghĩa gì? Cách theo dõi hành trình hàng hóa
Khi gửi hàng đi nước ngoài, mã vận đơn quốc tế là thông tin quan trọng giúp người gửi và người nhận kiểm tra tình trạng đơn hàng. Thông qua mã vận đơn, có thể biết kiện hàng đang ở đâu, đã được tiếp nhận hay chưa, đang vận chuyển, làm thủ tục hải quan hay đã đến đơn vị giao hàng cuối cùng.
Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa hiểu rõ mã vận đơn là gì, các trạng thái trên hệ thống tracking có ý nghĩa như thế nào và cần làm gì khi thông tin vận chuyển chưa được cập nhật.
Mã vận đơn quốc tế là gì?
Mã vận đơn quốc tế là một dãy ký tự được đơn vị vận chuyển cấp cho từng lô hàng hoặc kiện hàng. Mã này được sử dụng để nhận diện và theo dõi hành trình của hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.
Tùy từng hãng vận chuyển, mã vận đơn có thể gồm chữ, số hoặc kết hợp cả hai. Cấu trúc mã không hoàn toàn giống nhau giữa các đơn vị.
Khi có mã vận đơn, người gửi có thể tra cứu thông tin trên hệ thống tracking của đơn vị vận chuyển để kiểm tra tình trạng đơn hàng.
Mã vận đơn có những thông tin gì?
Bản thân mã vận đơn thường không chứa toàn bộ thông tin chi tiết về kiện hàng. Đây chủ yếu là mã nhận diện để hệ thống tìm kiếm dữ liệu của đơn hàng.
Khi nhập mã vào hệ thống tracking, người dùng có thể nhìn thấy một số thông tin như:
- Thời gian đơn hàng được tiếp nhận.
- Địa điểm phát sinh trạng thái mới nhất.
- Các trung tâm khai thác mà hàng đã đi qua.
- Tình trạng vận chuyển.
- Trạng thái thông quan.
- Thời điểm hàng đến quốc gia nhận.
- Tình trạng giao hàng.
- Thông tin giao hàng thành công hoặc phát sinh vấn đề.
Tùy vào tuyến vận chuyển và hệ thống của từng đơn vị, lượng thông tin hiển thị có thể khác nhau.
Các trạng thái tracking thường gặp
Trong quá trình theo dõi hàng quốc tế, người gửi có thể gặp nhiều trạng thái khác nhau.
1. Shipment information received
Thông tin đơn hàng đã được tạo trên hệ thống. Tuy nhiên, điều này không nhất thiết có nghĩa là kiện hàng đã bắt đầu di chuyển.
2. Picked up
Đơn vị vận chuyển đã tiếp nhận hoặc lấy hàng từ người gửi.
3. In transit
Đây là trạng thái cho biết hàng đang trong quá trình vận chuyển. Kiện hàng có thể đang di chuyển giữa các kho, trung tâm khai thác, sân bay hoặc quốc gia trung chuyển.
4. Arrived at sorting facility
Hàng đã đến một trung tâm khai thác hoặc phân loại để tiếp tục được xử lý theo tuyến.
5. Customs clearance
Hàng đang được xử lý thủ tục hải quan. Tùy vào từng quốc gia và loại hàng, quá trình này có thể diễn ra nhanh hoặc cần thêm thời gian.
6. Customs cleared
Kiện hàng đã hoàn tất bước thông quan và có thể tiếp tục được vận chuyển đến các công đoạn tiếp theo.
7. Out for delivery
Hàng đã được chuyển đến đơn vị giao hàng cuối cùng và đang được đưa đi phát cho người nhận.
8. Delivered
Đơn hàng đã được giao đến người nhận hoặc hoàn tất quá trình giao hàng theo hệ thống.
Vì sao tracking không cập nhật ngay?
Một vấn đề khá phổ biến là người gửi nhập mã vận đơn nhưng chưa thấy thông tin mới.
Điều này có thể xảy ra do dữ liệu chưa được đồng bộ lên hệ thống. Ngoài ra, trong quá trình vận chuyển quốc tế, hàng có thể phải di chuyển giữa nhiều điểm khác nhau trước khi được quét mã tại điểm tiếp theo.
Đặc biệt, khi hàng đang trên chuyến bay hoặc di chuyển giữa các trung tâm khai thác, tracking có thể không thay đổi trong một khoảng thời gian. Không có trạng thái mới không đồng nghĩa với việc hàng bị thất lạc.
Nếu trạng thái không thay đổi trong thời gian dài hơn dự kiến, người gửi nên liên hệ đơn vị vận chuyển để kiểm tra chi tiết.
Cách theo dõi hành trình hàng hóa quốc tế
Việc tra cứu vận đơn tương đối đơn giản. Người gửi có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra mã vận đơn
Sau khi gửi hàng, hãy lưu lại mã vận đơn được cung cấp bởi đơn vị vận chuyển.
Bước 2: Truy cập hệ thống tracking
Mở website hoặc hệ thống theo dõi của đơn vị vận chuyển và tìm mục tra cứu vận đơn.
Bước 3: Nhập mã vận đơn
Nhập chính xác mã vận đơn vào ô tìm kiếm. Một số hệ thống có thể yêu cầu thêm thông tin xác nhận.
Bước 4: Kiểm tra trạng thái
Theo dõi các mốc thời gian, địa điểm và trạng thái mới nhất của kiện hàng.
Bước 5: Liên hệ khi có bất thường
Nếu đơn hàng không cập nhật trong thời gian dài, xuất hiện trạng thái cần bổ sung thông tin hoặc có vấn đề về địa chỉ, người gửi nên liên hệ đơn vị vận chuyển để được hỗ trợ.
Cần lưu ý gì khi theo dõi đơn hàng quốc tế?
Khi kiểm tra tracking, người gửi không nên chỉ nhìn vào địa điểm hiện tại mà cần chú ý cả thời gian cập nhật và trạng thái của đơn hàng.
Một kiện hàng có thể đi qua nhiều quốc gia hoặc trung tâm trung chuyển trước khi đến nơi nhận. Vì vậy, việc xuất hiện một địa điểm trung chuyển không có nghĩa hàng đang bị giao nhầm.
Ngoài ra, thời gian cập nhật tracking có thể khác với thời gian thực tế hàng đang di chuyển. Dữ liệu thường được cập nhật sau khi kiện hàng được quét tại một điểm xử lý.
Người gửi cũng nên giữ lại mã vận đơn cho đến khi người nhận xác nhận đã nhận hàng thành công. Trong trường hợp phát sinh vấn đề, mã vận đơn là thông tin quan trọng để đơn vị vận chuyển kiểm tra hành trình của kiện hàng.
Kết luận
Mã vận đơn quốc tế là công cụ quan trọng để theo dõi hành trình hàng hóa từ lúc tiếp nhận đến khi giao thành công. Hiểu được các trạng thái tracking sẽ giúp người gửi chủ động hơn và hạn chế lo lắng khi đơn hàng chưa cập nhật ngay.
Khi gửi hàng quốc tế, nên lưu lại mã vận đơn, thường xuyên kiểm tra trạng thái và liên hệ đơn vị vận chuyển nếu đơn hàng có dấu hiệu bất thường hoặc quá thời gian dự kiến.
Xem thêm:
Vận Chuyển Trái Cây Tươi Từ Huế Đi Singapore