Tracking đơn hàng nói gì? Giải mã 15 trạng thái thường gặp khi gửi hàng quốc tế

Khi gửi hàng quốc tế, tracking đơn hàng giúp người gửi và người nhận theo dõi hành trình của kiện hàng từ lúc tiếp nhận đến khi giao thành công. Tuy nhiên, các trạng thái bằng tiếng Anh như In Transit, Customs Clearance, Exception hay Out for Delivery đôi khi gây khó hiểu.

Đặc biệt, “In Transit” không có nghĩa hàng chắc chắn đang trên máy bay hoặc tàu, còn “Customs Clearance” không đồng nghĩa hàng đang bị giữ tại hải quan. Mỗi trạng thái phản ánh một công đoạn khác nhau trong quá trình vận chuyển.

Dưới đây là 15 trạng thái phổ biến bạn thường gặp khi theo dõi hàng quốc tế.

1. Shipment Information Received – Đã tiếp nhận thông tin

Đơn vị vận chuyển đã nhận thông tin lô hàng trên hệ thống và tạo vận đơn. Tuy nhiên, hàng có thể chưa được bàn giao thực tế.

2. Shipment Picked Up – Đã nhận hàng

Đơn vị vận chuyển đã nhận kiện hàng từ người gửi hoặc đến lấy hàng. Từ đây, hàng bắt đầu được đưa vào mạng lưới vận chuyển.

3. Arrived at Facility – Đã đến trung tâm khai thác

Kiện hàng đã đến kho hoặc trung tâm khai thác. Tại đây, hàng được quét mã, phân loại và chuẩn bị cho chặng tiếp theo.

4. Departed Facility – Đã rời trung tâm khai thác

Hàng đã được xử lý xong tại một cơ sở và đang tiếp tục di chuyển đến địa điểm tiếp theo.

5. In Transit – Đang vận chuyển

Đây là trạng thái rất phổ biến. In Transit có nghĩa hàng đang trong quá trình di chuyển giữa các địa điểm.

Hàng có thể đang trên phương tiện vận chuyển, đang chuyển giữa các kho hoặc chờ kết nối với phương tiện tiếp theo. Vì vậy, trạng thái này không có nghĩa hàng chắc chắn đang ở trên máy bay hoặc tàu.

6. Customs Clearance – Đang làm thủ tục hải quan

Lô hàng đang được xử lý thủ tục hải quan tại nước xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Quá trình này có thể liên quan đến việc kiểm tra chứng từ, thông tin hàng hóa và các yêu cầu nhập khẩu.

Customs Clearance không đồng nghĩa hàng đang bị giữ.

7. Customs Clearance Completed – Đã hoàn tất thủ tục hải quan

Lô hàng đã hoàn thành bước xử lý hải quan cần thiết và có thể tiếp tục sang công đoạn vận chuyển hoặc giao hàng tiếp theo.

8. Customs Hold – Đang được giữ để xử lý hải quan

Khác với Customs Clearance, trạng thái này cho thấy hàng đang được giữ lại để chờ xử lý hoặc xác minh thêm.

Nguyên nhân có thể là thiếu chứng từ, cần bổ sung thông tin hoặc phải kiểm tra hàng hóa. Người gửi nên liên hệ đơn vị vận chuyển để biết nguyên nhân cụ thể.

9. Awaiting Flight – Đang chờ chuyến bay

Thường gặp ở vận chuyển hàng không. Hàng đã được tiếp nhận nhưng đang chờ chuyến bay phù hợp.

Thời gian chờ có thể phụ thuộc vào lịch bay, sản lượng hàng và năng lực khai thác của đơn vị vận chuyển.

10. Flight Departed – Chuyến bay đã khởi hành

Lô hàng đã được đưa lên chuyến bay và chuyến bay đã rời sân bay xuất phát. Tuy nhiên, hàng vẫn cần trải qua các bước tiếp theo như đến sân bay đích, thông quan và giao hàng nội địa.

11. Arrived at Destination – Đã đến điểm đến

Hàng đã đến quốc gia hoặc khu vực đích. Tuy nhiên, đến điểm đến không có nghĩa là đã giao hàng.

Sau bước này, hàng có thể tiếp tục được thông quan, phân loại và chuyển đến đơn vị giao hàng cuối cùng.

12. Processing at Destination Facility – Đang xử lý tại trung tâm đích

Hàng đang được xử lý tại kho hoặc trung tâm phân phối ở nước đến. Kiện hàng có thể được phân loại theo thành phố, khu vực và tuyến giao hàng.

13. Out for Delivery – Đang giao hàng

Kiện hàng đã được chuyển cho nhân viên giao hàng và đang trên đường đến địa chỉ người nhận.

Tuy nhiên, hàng vẫn có thể chưa giao thành công nếu người nhận vắng mặt, không liên lạc được hoặc địa chỉ có vấn đề.

14. Delivery Attempted – Đã cố gắng giao hàng

Đơn vị vận chuyển đã thực hiện giao hàng nhưng chưa thành công.

Các nguyên nhân thường gặp gồm người nhận vắng mặt, không liên lạc được, sai địa chỉ hoặc người nhận yêu cầu giao lại.

15. Delivered – Đã giao hàng

Đây là trạng thái cho biết hệ thống đã ghi nhận kiện hàng giao thành công.

Tùy đơn vị vận chuyển, tracking có thể cung cấp thêm thời gian giao, địa điểm, chữ ký hoặc thông tin người nhận.

Tracking không cập nhật có phải hàng bị mất?

Không nhất thiết.

Tracking thường chỉ được cập nhật khi kiện hàng được quét tại một điểm xử lý mới. Trong thời gian hàng đang vận chuyển giữa hai quốc gia hoặc giữa các trung tâm, trạng thái có thể không thay đổi trong một khoảng thời gian.

Ví dụ, hàng đang hiển thị In Transit trong vài ngày chưa chắc đã gặp sự cố. Đặc biệt với những tuyến có thời gian vận chuyển dài hoặc nhiều điểm trung chuyển, khoảng cách giữa các lần cập nhật có thể lớn hơn.

Do đó, cần xem tracking cùng với thời gian vận chuyển dự kiến, tuyến đường và trạng thái trước đó thay vì chỉ dựa vào một lần cập nhật.

Khi nào nên liên hệ đơn vị vận chuyển?

Người gửi nên chủ động liên hệ khi:

• Tracking xuất hiện trạng thái bất thường trong thời gian dài.
• Hàng bị giữ tại hải quan.
• Địa chỉ hoặc thông tin người nhận có sai sót.
• Tracking báo Delivered nhưng người nhận chưa nhận được hàng.
• Xuất hiện trạng thái Exception.
• Thời gian vận chuyển vượt đáng kể so với dự kiến.
• Tracking không cập nhật trong thời gian dài bất thường.

Khi liên hệ, nên cung cấp mã vận đơn, thông tin người gửi, người nhận và trạng thái tracking hiện tại để đơn vị vận chuyển kiểm tra nhanh hơn.

Kết luận

Tracking là công cụ quan trọng giúp người gửi và người nhận theo dõi hành trình của hàng hóa quốc tế. Việc hiểu đúng các trạng thái như In Transit, Customs Clearance, Awaiting Flight, Out for Delivery hay Delivered giúp tránh hiểu nhầm và chủ động xử lý khi có vấn đề.

Một hành trình cơ bản có thể được hình dung:

Picked Up → Facility → In Transit → Customs Clearance → Destination → Local Facility → Out for Delivery → Delivered

Tùy tuyến vận chuyển và đơn vị cung cấp dịch vụ, tên gọi và số lượng trạng thái có thể khác nhau. Vì vậy, khi theo dõi hàng quốc tế, hãy xem toàn bộ hành trình và thời gian dự kiến, thay vì chỉ nhìn vào một trạng thái riêng lẻ.

Xem thêm:

Những Lỗi Thường Gặp Khi Gửi Hàng Quốc Tế Và Cách Tránh Hiệu Quả

11 PHÍ LOCAL CHARGE PHỔ BIẾN KHI NHẬP KHẨU HÀNG HÓA