5 yếu tố ảnh hưởng đến thời gian vận chuyển hàng hóa quốc tế

Khi gửi hàng đi nước ngoài, thời gian vận chuyển hàng hóa quốc tế là một trong những yếu tố được doanh nghiệp và khách hàng quan tâm hàng đầu. Không phải mọi lô hàng đều có thời gian giao giống nhau, ngay cả khi cùng gửi đến một quốc gia.

Thời gian vận chuyển thực tế có thể thay đổi tùy thuộc vào tuyến đường, phương thức vận tải, thủ tục hải quan, thời tiết và nhiều yếu tố phát sinh khác. Vậy đâu là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian giao hàng quốc tế?

1. Phương thức vận chuyển

Đây là yếu tố quan trọng nhất quyết định tốc độ giao hàng.

Hiện nay, hàng hóa quốc tế có thể được vận chuyển bằng nhiều phương thức như đường hàng không, đường biển, đường bộ hoặc vận tải đa phương thức. Mỗi phương thức có ưu điểm và thời gian vận chuyển khác nhau.

Vận chuyển đường hàng không

Đường hàng không thường có tốc độ nhanh, phù hợp với:

• Hồ sơ, chứng từ.
• Hàng hóa cần giao gấp.
• Hàng có giá trị cao.
• Hàng có khối lượng hoặc kích thước phù hợp.

Tuy nhiên, chi phí vận chuyển bằng đường hàng không thường cao hơn so với đường biển.

Vận chuyển đường biển

Đường biển phù hợp với hàng có số lượng hoặc khối lượng lớn. Thời gian vận chuyển thường dài hơn đường hàng không do phụ thuộc vào lịch tàu, thời gian khai thác tại cảng và các công đoạn xử lý container.

Do đó, nếu doanh nghiệp cần tối ưu chi phí và không quá gấp về thời gian, đường biển thường là lựa chọn phù hợp.

2. Khoảng cách và tuyến vận chuyển

Khoảng cách giữa nơi gửi và nơi nhận cũng ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian vận chuyển quốc tế.

Một lô hàng đi giữa hai quốc gia có tuyến vận chuyển trực tiếp thường có thời gian nhanh hơn so với lô hàng phải quá cảnh tại một hoặc nhiều quốc gia.

Ví dụ, nếu chuyến hàng phải transit qua một sân bay hoặc cảng trung chuyển, hàng có thể phát sinh thêm thời gian chờ để chuyển phương tiện hoặc chờ chuyến tiếp theo.

Ngoài khoảng cách địa lý, thời gian còn phụ thuộc vào:

• Tuyến vận chuyển được lựa chọn.
• Số điểm trung chuyển.
• Lịch bay hoặc lịch tàu.
• Tần suất chuyến vận chuyển.
• Tình trạng khai thác của cảng, sân bay.

Vì vậy, cùng một điểm đến nhưng lựa chọn tuyến vận chuyển khác nhau có thể dẫn đến thời gian giao hàng khác nhau.

3. Thủ tục hải quan

Hải quan là một trong những công đoạn có thể ảnh hưởng đáng kể đến tiến độ của lô hàng quốc tế.

Trước khi được phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu, hàng hóa có thể phải trải qua quá trình kiểm tra hồ sơ, khai báo và kiểm tra thực tế tùy trường hợp.

Nếu chứng từ đầy đủ, thông tin khai báo chính xác và hàng hóa không thuộc diện kiểm tra đặc biệt, quá trình thông quan thường thuận lợi hơn.

Ngược lại, hàng có thể bị chậm nếu:

• Khai báo thông tin không chính xác.
• Thiếu hoặc sai chứng từ.
• Hàng hóa cần kiểm tra chuyên ngành.
• Hải quan yêu cầu bổ sung hồ sơ.
• Hàng thuộc nhóm mặt hàng có điều kiện nhập khẩu.
• Thông tin trên chứng từ không thống nhất.

Do đó, chuẩn bị chứng từ chính xác ngay từ đầu là một trong những cách quan trọng để hạn chế việc kéo dài thời gian vận chuyển.

4. Thời tiết và các yếu tố bất khả kháng

Không phải tất cả sự chậm trễ đều xuất phát từ đơn vị vận chuyển. Các yếu tố bên ngoài như thời tiết xấu, thiên tai, đình công, ùn tắc cảng hoặc sự cố tại sân bay cũng có thể làm thay đổi lịch trình.

Đối với vận chuyển đường biển, bão lớn hoặc điều kiện thời tiết không thuận lợi có thể khiến tàu phải thay đổi lịch trình hoặc thời gian cập cảng.

Trong vận chuyển hàng không, thời tiết xấu cũng có thể dẫn đến việc chuyến bay bị trì hoãn hoặc điều chỉnh.

Ngoài ra, những sự kiện bất ngờ như:

• Ùn tắc tại cảng.
• Đình công.
• Sự cố kỹ thuật.
• Thay đổi lịch khai thác.
• Tình hình giao thông.
• Các vấn đề phát sinh tại quốc gia quá cảnh.

đều có thể khiến thời gian giao hàng thực tế dài hơn dự kiến.

5. Địa chỉ giao hàng và chặng giao cuối

Một yếu tố thường bị bỏ qua khi tính thời gian vận chuyển hàng hóa quốc tế là chặng giao hàng cuối cùng, hay còn gọi là Last Mile Delivery.

Sau khi hàng đã đến quốc gia đích và hoàn tất thủ tục cần thiết, hàng vẫn phải được vận chuyển từ sân bay, cảng hoặc trung tâm khai thác đến địa chỉ của người nhận.

Nếu người nhận nằm ở khu vực trung tâm, giao thông thuận tiện và địa chỉ rõ ràng, việc giao hàng thường dễ dàng hơn.

Ngược lại, thời gian có thể kéo dài nếu:

• Địa chỉ khó tìm hoặc thiếu thông tin.
• Người nhận không có mặt.
• Khu vực giao hàng ở xa trung tâm.
• Cần giao lại nhiều lần.
• Phát sinh yêu cầu thay đổi địa chỉ.
• Hàng cần thực hiện thêm thủ tục trước khi giao.

Vì vậy, khi gửi hàng quốc tế, người gửi nên cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin người nhận, bao gồm họ tên, số điện thoại, địa chỉ và mã bưu chính nếu cần.

Thời gian vận chuyển quốc tế có phải lúc nào cũng chính xác?

Không. Thời gian được đơn vị vận chuyển cung cấp thường là thời gian dự kiến, không phải thời gian đảm bảo tuyệt đối.

Ví dụ, một tuyến có thời gian dự kiến từ 5–7 ngày có thể giao trong khoảng thời gian đó nếu quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi. Tuy nhiên, các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan, trung chuyển hoặc giao hàng cuối cùng có thể khiến thời gian thực tế thay đổi.

Do đó, khi lên kế hoạch gửi hàng, doanh nghiệp nên tính thêm một khoảng thời gian dự phòng, đặc biệt đối với những lô hàng có thời hạn giao nhận cụ thể.

Làm thế nào để hạn chế tình trạng giao hàng chậm?

Để hạn chế những vấn đề ảnh hưởng đến tiến độ, người gửi có thể:

• Lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp với mức độ khẩn cấp.
• Chuẩn bị chứng từ đầy đủ trước khi gửi hàng.
• Kiểm tra kỹ thông tin người nhận.
• Kiểm tra quy định nhập khẩu của quốc gia đến.
• Lựa chọn tuyến vận chuyển phù hợp.
• Theo dõi hành trình hàng hóa thường xuyên.
• Chủ động trao đổi với đơn vị vận chuyển khi phát sinh bất thường.

Đặc biệt, với những lô hàng cần giao đúng thời hạn, không nên chỉ quan tâm đến giá cước mà cần xem xét Transit Time, số điểm trung chuyển, khả năng thông quan và phương án giao hàng cuối cùng.

Kết luận

Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến thời gian vận chuyển hàng hóa quốc tế, nhưng 5 yếu tố quan trọng nhất gồm phương thức vận chuyển, khoảng cách và tuyến đường, thủ tục hải quan, thời tiết – yếu tố bất khả kháng và chặng giao hàng cuối.

Hiểu rõ những yếu tố này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc lựa chọn phương án vận chuyển, dự kiến thời gian giao hàng và hạn chế các chi phí hoặc rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển quốc tế.

Xem thêm:

Những lưu ý đóng gói khi gửi hàng đi quốc tế

Những Mặt Hàng Được Phép Gửi Đi Nước Ngoài