Kiện hàng đi quốc tế bị “trễ” ở đâu? 6 điểm có thể làm chậm cả hành trình
Khi gửi một kiện hàng quốc tế, nhiều người thường nghĩ thời gian vận chuyển chủ yếu phụ thuộc vào quãng đường từ nước gửi đến nước nhận. Tuy nhiên, thực tế một kiện hàng có thể phải trải qua rất nhiều khâu trước khi đến tay người nhận.
Chỉ cần một bước phát sinh vấn đề, toàn bộ hành trình có thể bị kéo dài thêm vài ngày, thậm chí lâu hơn. Đặc biệt với những tuyến vận chuyển quốc tế, các yếu tố như chứng từ, đóng gói, hải quan, chuyến bay, kho trung chuyển và giao hàng chặng cuối đều có thể ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng.
Vậy kiện hàng thường “trễ” ở đâu? Dưới đây là 6 điểm người gửi nên đặc biệt lưu ý.
1. Trễ ngay từ khâu lấy và tiếp nhận hàng
Một hành trình quốc tế bắt đầu từ lúc đơn vị vận chuyển tiếp nhận kiện hàng. Nếu thông tin người gửi cung cấp chưa đầy đủ hoặc thời gian bàn giao không đúng lịch, kiện hàng có thể chưa được đưa vào quy trình xử lý ngay.
Một số thông tin cần chính xác gồm:
- Họ tên và số điện thoại người gửi.
- Tên, địa chỉ và số điện thoại người nhận.
- Loại hàng hóa.
- Số lượng sản phẩm.
- Trọng lượng và kích thước kiện.
- Mục đích gửi hàng.
- Thông tin liên quan đến hàng hóa nếu cần khai báo.
Ví dụ, một kiện hàng được dự kiến lấy vào buổi sáng nhưng người gửi chưa chuẩn bị xong hàng hoặc thiếu thông tin cần thiết. Khi đó, kiện có thể phải chờ sang chuyến lấy hàng tiếp theo.
Vì vậy, việc chuẩn bị hàng và thông tin đầy đủ ngay từ đầu là cách đơn giản để hạn chế thời gian chờ không cần thiết.
2. Đóng gói không phù hợp khiến hàng phải xử lý lại
Đóng gói không chỉ nhằm bảo vệ hàng hóa mà còn liên quan trực tiếp đến quá trình vận chuyển.
Một kiện hàng có kích thước bất thường, đóng gói không chắc chắn hoặc có dấu hiệu không đảm bảo an toàn có thể cần được kiểm tra và xử lý lại trước khi tiếp tục hành trình.
Đặc biệt với những mặt hàng như:
- Chai lọ, mỹ phẩm.
- Thực phẩm.
- Đồ dễ vỡ.
- Thiết bị điện tử.
- Hàng có nhiều chi tiết nhỏ.
- Sản phẩm dễ biến dạng.
Nếu bao bì không phù hợp, đơn vị vận chuyển có thể cần gia cố hoặc yêu cầu người gửi bổ sung cách đóng gói.
Điều này không chỉ làm tăng thời gian xử lý mà còn có thể ảnh hưởng đến khả năng sắp xếp hàng lên phương tiện vận chuyển.
Đóng gói đúng ngay từ đầu giúp kiện hàng hạn chế bị giữ lại để xử lý bổ sung.
3. Chậm ở khâu chứng từ và khai báo
Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hàng quốc tế phát sinh thời gian chờ.
Không giống vận chuyển nội địa, hàng hóa đi qua biên giới thường cần thông tin để phục vụ khai báo và kiểm tra. Nếu mô tả hàng hóa quá chung chung, thông tin không thống nhất hoặc chứng từ chưa đầy đủ, quá trình xử lý có thể kéo dài.
Chẳng hạn, thay vì chỉ ghi chung chung là “hàng hóa”, thông tin khai báo cần thể hiện rõ sản phẩm là gì, số lượng bao nhiêu và các thông tin cần thiết khác tùy từng loại hàng.
Đối với một số mặt hàng đặc thù, cơ quan chức năng hoặc đơn vị vận chuyển có thể yêu cầu thêm giấy tờ liên quan.
Do đó, trước khi gửi, người gửi nên kiểm tra:
Tên hàng → số lượng → giá trị → mục đích sử dụng → thông tin người nhận → chứng từ liên quan.
Một thông tin sai hoặc thiếu có thể khiến kiện hàng phải chờ xác minh trước khi tiếp tục.
4. Hải quan kiểm tra khiến hành trình kéo dài
Hải quan là một mắt xích quan trọng trong vận chuyển quốc tế. Khi hàng đến cửa khẩu hoặc sân bay, kiện hàng có thể được kiểm tra dựa trên quy định và tính chất của lô hàng.
Không phải kiện nào cũng mất cùng một khoảng thời gian để hoàn tất thủ tục.
Nếu hàng hóa có thông tin rõ ràng, chứng từ đầy đủ và không thuộc trường hợp cần kiểm tra thêm, quá trình xử lý có thể thuận lợi hơn.
Ngược lại, hàng có thông tin chưa rõ, cần bổ sung chứng từ hoặc thuộc nhóm hàng cần kiểm tra có thể phát sinh thời gian chờ.
Đây cũng là lý do thời gian vận chuyển quốc tế thường nên được hiểu là thời gian dự kiến thay vì một mốc cố định tuyệt đối.
Người gửi càng chuẩn bị kỹ thông tin hàng hóa thì càng có thể hạn chế những tình huống phát sinh không đáng có.
5. Lỡ chuyến bay hoặc phải chờ tại kho trung chuyển
Ngay cả khi thủ tục đã hoàn tất, kiện hàng vẫn có thể chưa đến điểm đích ngay lập tức.
Vận chuyển quốc tế thường liên quan đến lịch khai thác của các chuyến bay và mạng lưới trung chuyển. Nếu kiện hàng không kịp chuyến dự kiến, hàng có thể phải chờ chuyến tiếp theo.
Ngoài ra, tại các trung tâm logistics lớn, hàng hóa có thể được phân loại, quét mã, kiểm đếm và chuyển sang phương tiện khác.
Một kiện hàng có thể đi qua nhiều điểm trước khi đến quốc gia đích:
Kho tiếp nhận → trung tâm khai thác → sân bay → điểm trung chuyển → sân bay nước đến → kho địa phương → giao hàng.
Chỉ cần một mắt xích bị chậm, thời gian của cả hành trình có thể thay đổi.
Các yếu tố như lịch bay, thời tiết, tình trạng khai thác, lượng hàng trong mùa cao điểm hoặc vấn đề vận hành cũng có thể tác động đến thời gian thực tế.
6. Chặng cuối – nơi kiện hàng có thể “đứng hình” dù đã đến nước nhận
Một điều khá thú vị là kiện hàng đã đến quốc gia đích chưa có nghĩa là người nhận sẽ nhận được hàng ngay.
Sau khi hoàn tất các bước cần thiết, kiện hàng vẫn phải trải qua quá trình phân loại và giao đến địa chỉ cuối cùng.
Chặng này thường được gọi là last-mile delivery – giao hàng chặng cuối.
Một số nguyên nhân có thể khiến giao hàng chậm gồm:
- Địa chỉ người nhận không đầy đủ.
- Không liên lạc được với người nhận.
- Người nhận vắng mặt.
- Địa chỉ nằm ở khu vực khó giao.
- Thông tin số điện thoại không chính xác.
- Phát sinh yêu cầu giao lại.
- Khối lượng hàng tại trung tâm giao nhận tăng cao.
Đặc biệt với những kiện hàng gửi đến khu vực ngoài trung tâm thành phố, thời gian giao cuối cùng có thể khác so với thời gian vận chuyển giữa các trung tâm logistics.
Vì vậy, khi gửi hàng quốc tế, địa chỉ và thông tin liên hệ của người nhận cần được kiểm tra thật kỹ.
Làm gì để hạn chế kiện hàng bị chậm?
Không thể loại bỏ hoàn toàn những yếu tố khách quan trong vận chuyển quốc tế, nhưng người gửi có thể chủ động giảm đáng kể nguy cơ phát sinh thời gian chờ.
Chuẩn bị hàng sớm
Không nên đợi sát ngày cần nhận mới bắt đầu gửi. Hãy dự trù thêm thời gian cho các bước xử lý và những tình huống ngoài dự kiến.
Khai báo hàng hóa rõ ràng
Thông tin hàng hóa càng cụ thể, quá trình kiểm tra và xử lý càng thuận lợi hơn.
Đóng gói đúng quy cách
Một kiện hàng chắc chắn, kích thước phù hợp và được bảo vệ tốt sẽ hạn chế nguy cơ phải xử lý lại.
Kiểm tra thông tin người nhận
Tên, số điện thoại và địa chỉ cần chính xác. Đặc biệt, nên cung cấp thông tin liên hệ mà người nhận thường xuyên sử dụng.
Chọn tuyến vận chuyển phù hợp
Không phải tuyến nhanh nhất lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất. Người gửi nên cân nhắc giữa thời gian, chi phí, loại hàng và yêu cầu giao nhận.
Kết luận
Một kiện hàng quốc tế không chỉ đơn giản là “đưa lên máy bay rồi chờ đến nơi”. Phía sau mỗi kiện hàng là một chuỗi quy trình gồm tiếp nhận, đóng gói, chứng từ, khai báo, hải quan, vận chuyển, trung chuyển và giao hàng chặng cuối.
Chính vì vậy, khi kiện hàng bị chậm, nguyên nhân có thể không nằm ở một điểm duy nhất mà xuất phát từ bất kỳ mắt xích nào trong hành trình.
Nếu muốn hạn chế tình trạng giao hàng kéo dài, hãy bắt đầu từ những việc tưởng như đơn giản nhất: chuẩn bị hàng đầy đủ, khai báo chính xác, đóng gói phù hợp và cung cấp thông tin người nhận rõ ràng.
Một hành trình logistics thuận lợi không chỉ phụ thuộc vào tốc độ vận chuyển, mà còn phụ thuộc vào việc chuẩn bị đúng ngay từ điểm xuất phát.
Xem thêm:
Những khác biệt trong vận tải hàng không và logistics hàng không