6 nguyên nhân khiến hàng hóa quốc tế bị chậm giao và cách xử lý

Trong vận chuyển hàng hóa quốc tế, thời gian giao hàng là yếu tố được cả doanh nghiệp và khách hàng quan tâm. Tuy nhiên, không phải lô hàng nào cũng có thể đến nơi đúng thời gian dự kiến. Hàng hóa có thể bị chậm do nhiều nguyên nhân như sai chứng từ, thủ tục hải quan, thay đổi lịch trình, thời tiết hoặc vấn đề trong quá trình giao hàng cuối.

Vậy 6 nguyên nhân khiến hàng hóa quốc tế bị chậm giao là gì và cần xử lý như thế nào?

1. Chứng từ bị thiếu hoặc sai thông tin

Chứng từ là yếu tố quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu. Một lô hàng có thể cần Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading hoặc Air Waybill và các giấy tờ liên quan tùy theo loại hàng và quốc gia.

Nếu chứng từ thiếu, sai thông tin hoặc không thống nhất, lô hàng có thể phải chờ bổ sung hoặc chỉnh sửa.

Một số lỗi thường gặp gồm:

• Sai tên hoặc địa chỉ người gửi, người nhận.
• Sai số lượng, trọng lượng hàng.
• Mô tả hàng hóa không chính xác.
• Thông tin giữa Invoice và Packing List không thống nhất.
• Thiếu giấy tờ theo yêu cầu của nước nhập khẩu.

Cách xử lý: Kiểm tra kỹ toàn bộ chứng từ trước khi gửi hàng. Nếu phát hiện sai sót sau khi hàng đã vận chuyển, cần liên hệ ngay với forwarder hoặc đơn vị vận chuyển để được hướng dẫn chỉnh sửa, bổ sung.

2. Hàng bị kiểm tra hoặc chậm thông quan

Thủ tục hải quan là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hàng hóa quốc tế bị chậm.

Tùy loại hàng, quốc gia và tình trạng hồ sơ, cơ quan hải quan có thể yêu cầu kiểm tra chứng từ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, thời gian xử lý có thể kéo dài.

Cách xử lý: Trước khi gửi hàng, cần tìm hiểu quy định nhập khẩu của quốc gia đến. Đặc biệt với thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc, sản phẩm động vật hoặc thực vật, cần kiểm tra xem hàng có yêu cầu giấy phép hay chứng từ đặc biệt hay không.

Khi hàng bị giữ tại hải quan, người gửi nên phối hợp nhanh với đơn vị vận chuyển để bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.

3. Chuyến bay hoặc chuyến tàu thay đổi lịch trình

Lịch trình của hãng hàng không hoặc hãng tàu có thể thay đổi do nhiều nguyên nhân. Với những lô hàng phải transit, việc chuyến đầu tiên bị trễ có thể khiến hàng bỏ lỡ chuyến kết nối tiếp theo.

Ví dụ, hàng vận chuyển từ Việt Nam sang châu Âu có thể phải quá cảnh tại một sân bay trung chuyển. Nếu chuyến bay tiếp theo không còn chỗ hoặc bị thay đổi lịch, hàng sẽ phải chờ chuyến sau.

Cách xử lý: Khi gửi hàng gấp, nên ưu tiên tuyến có ít điểm trung chuyển hoặc tuyến trực tiếp nếu có. Ngoài giá cước, cần quan tâm đến Transit Time, lịch khai thác và số điểm quá cảnh.

4. Thời tiết xấu và yếu tố bất khả kháng

Thời tiết cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình vận chuyển. Bão, mưa lớn, tuyết, sương mù hoặc các điều kiện thời tiết bất lợi có thể khiến chuyến bay, chuyến tàu hoặc phương tiện đường bộ bị trì hoãn.

Ngoài ra, những sự cố như đình công, ùn tắc cảng, sự cố kỹ thuật hoặc các vấn đề bất khả kháng khác cũng có thể làm thay đổi lịch giao hàng.

Cách xử lý: Người gửi nên theo dõi tình trạng vận chuyển thường xuyên và chủ động dự phòng thêm thời gian, đặc biệt đối với những lô hàng có thời hạn giao nhận cố định.

5. Ùn tắc tại cảng, sân bay hoặc kho khai thác

Vào mùa cao điểm, lượng hàng hóa tăng mạnh có thể khiến cảng biển, sân bay hoặc trung tâm khai thác rơi vào tình trạng quá tải.

Khi đó, hàng có thể phải chờ lâu hơn để bốc dỡ, phân loại, kiểm tra hoặc chuyển sang phương tiện tiếp theo.

Tình trạng này thường khó dự đoán chính xác và có thể ảnh hưởng đến nhiều lô hàng trên cùng tuyến.

Cách xử lý: Nếu hàng không quá gấp, người gửi có thể lựa chọn thời điểm vận chuyển phù hợp hơn. Với hàng cần giao nhanh, nên trao đổi với đơn vị vận chuyển để lựa chọn tuyến có lịch khai thác ổn định và ít nguy cơ ùn tắc.

6. Thông tin người nhận không chính xác

Hàng có thể đã đến quốc gia đích nhưng vẫn chưa giao được vì thông tin người nhận không đầy đủ hoặc không chính xác.

Một số trường hợp phổ biến là sai số điện thoại, thiếu số nhà, sai mã bưu chính hoặc người nhận không có mặt khi nhân viên giao hàng đến.

Khi giao hàng không thành công, đơn vị vận chuyển có thể phải thực hiện giao lại, khiến thời gian nhận hàng kéo dài.

Cách xử lý: Người gửi cần kiểm tra kỹ họ tên, số điện thoại, địa chỉ, thành phố và mã bưu chính của người nhận trước khi gửi. Với hàng doanh nghiệp, nên cung cấp thêm thông tin liên hệ của bộ phận nhận hàng nếu cần.

Cần làm gì khi hàng bị giao chậm?

Khi hàng không đến đúng dự kiến, trước tiên không nên vội kết luận hàng bị thất lạc. Người gửi có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra mã tracking để xác định trạng thái mới nhất.

Bước 2: Xác định hàng đang ở đâu: sân bay, cảng, hải quan, kho khai thác hay đang giao cho người nhận.

Bước 3: Liên hệ đơn vị vận chuyển nếu trạng thái không cập nhật trong thời gian dài.

Bước 4: Bổ sung chứng từ nếu hàng đang chờ xử lý hải quan.

Bước 5: Chủ động thông báo cho người nhận nếu dự kiến giao hàng bị trễ.

Kết luận

Có nhiều nguyên nhân khiến hàng hóa quốc tế bị chậm giao, từ vấn đề chứng từ, hải quan, lịch trình vận chuyển đến thời tiết và chặng giao cuối. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, kiểm tra thông tin chính xác, lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp và theo dõi hành trình thường xuyên sẽ giúp hạn chế đáng kể nguy cơ giao hàng trễ.

Đối với những lô hàng quan trọng, người gửi cũng nên lựa chọn đơn vị vận chuyển quốc tế có kinh nghiệm, có khả năng hỗ trợ xử lý chứng từ, theo dõi lô hàng và thông báo kịp thời khi phát sinh sự cố.

Xem thêm:

Cần lưu ý những gì khi đóng gói hàng hóa gửi bằng hàng không?

5 yếu tố ảnh hưởng đến thời gian vận chuyển hàng hóa quốc tế