6 loại phụ phí thường gặp khi gửi hàng quốc tế mà doanh nghiệp cần biết

Khi thực hiện vận chuyển hàng hóa quốc tế, doanh nghiệp thường quan tâm đến giá cước vận chuyển ban đầu. Tuy nhiên, tổng chi phí thực tế của một lô hàng không chỉ bao gồm cước vận chuyển mà còn có thể phát sinh nhiều loại phụ phí trong quá trình xử lý, thông quan và giao nhận.

Nếu không nắm rõ các khoản phí này, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng chi phí thực tế cao hơn dự kiến, ảnh hưởng đến việc báo giá và tính toán lợi nhuận.

Dưới đây là 6 loại phụ phí thường gặp khi gửi hàng quốc tế mà doanh nghiệp nên biết.

1. Phí xăng dầu – Fuel Surcharge

Fuel Surcharge (FSC) là khoản phụ phí được áp dụng nhằm bù đắp biến động của chi phí nhiên liệu trong quá trình vận chuyển.

Giá nhiên liệu có thể thay đổi theo từng thời điểm và ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí khai thác máy bay, tàu biển hoặc phương tiện vận tải. Vì vậy, ngoài cước vận chuyển cơ bản, một số đơn vị có thể tính thêm phụ phí nhiên liệu.

Mức FSC có thể khác nhau tùy:

• Phương thức vận chuyển.
• Tuyến đường.
• Đơn vị vận chuyển.
• Thời điểm gửi hàng.
• Chính sách phụ phí hiện hành.

Cách hạn chế phát sinh: Khi yêu cầu báo giá, doanh nghiệp nên hỏi rõ giá cước đã bao gồm Fuel Surcharge hay chưa. Điều này giúp tránh nhầm lẫn giữa giá cước cơ bản và tổng chi phí thực tế.

2. Phí xử lý hàng hóa – Handling Fee

Handling Fee là khoản phí liên quan đến quá trình tiếp nhận, xử lý và khai thác hàng hóa tại các điểm vận chuyển hoặc kho hàng.

Tùy loại dịch vụ, phí này có thể liên quan đến các hoạt động như tiếp nhận hàng, cân đo, phân loại, xử lý hồ sơ hoặc vận chuyển hàng vào khu vực khai thác.

Đối với hàng quốc tế, đặc biệt là hàng đi qua nhiều khâu trung chuyển, việc xử lý hàng hóa có thể phát sinh nhiều công đoạn khác nhau.

Cách hạn chế phát sinh: Doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị vận chuyển cung cấp báo giá chi tiết, trong đó phân biệt rõ cước vận chuyển và các khoản phí handling.

3. Phí lưu kho – Storage Fee

Storage Fee là khoản phí phát sinh khi hàng hóa phải lưu tại kho, cảng, sân bay hoặc cơ sở khai thác vượt quá thời gian miễn phí được quy định.

Ví dụ, hàng đã đến điểm đích nhưng chưa thể giao do người nhận chưa hoàn tất thủ tục hoặc chưa thể nhận hàng. Khi thời gian lưu giữ vượt quá thời gian miễn phí, phí lưu kho có thể được tính theo thời gian và đặc điểm của hàng hóa.

Phí lưu kho thường phụ thuộc vào:

• Thời gian lưu hàng.
• Trọng lượng hoặc kích thước.
• Địa điểm lưu kho.
• Loại hàng hóa.
• Chính sách của đơn vị khai thác.

Cách hạn chế phát sinh: Chuẩn bị chứng từ sớm, theo dõi ETA của hàng và chủ động sắp xếp người nhận có thể giúp giảm thời gian hàng phải lưu tại kho.

4. Phí thông quan – Customs Clearance Fee

Khi gửi hàng quốc tế, hàng hóa thường phải thực hiện các thủ tục liên quan đến xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Tùy dịch vụ và đơn vị cung cấp, doanh nghiệp có thể phải thanh toán phí xử lý thủ tục thông quan.

Khoản phí này có thể liên quan đến việc chuẩn bị hồ sơ, khai báo hải quan và xử lý các thủ tục cần thiết cho lô hàng.

Cần phân biệt phí thông quan với thuế và các khoản tiền phải nộp cho cơ quan nhà nước. Đây không phải lúc nào cũng là một khoản duy nhất và cách tính phụ thuộc vào từng quốc gia, loại hàng và hình thức vận chuyển.

Cách hạn chế phát sinh: Doanh nghiệp nên chuẩn bị Commercial Invoice, Packing List và các chứng từ liên quan chính xác, đầy đủ. Đồng thời cần kiểm tra trước quy định nhập khẩu của nước đến.

5. Phí giao hàng tận nơi – Delivery hoặc Remote Area Surcharge

Đối với dịch vụ Door-to-Door, hàng hóa không chỉ được vận chuyển đến quốc gia đích mà còn tiếp tục được giao đến địa chỉ cụ thể của người nhận.

Nếu địa chỉ nằm ở khu vực xa trung tâm hoặc thuộc vùng được phân loại là Remote Area, doanh nghiệp có thể phải trả thêm phụ phí giao hàng.

Những khu vực có thể phát sinh phụ phí thường là:

• Vùng nông thôn xa trung tâm.
• Khu vực miền núi.
• Các đảo.
• Địa điểm có điều kiện giao thông hạn chế.
• Một số khu vực đặc biệt theo phạm vi phục vụ của đơn vị vận chuyển.

Cách hạn chế phát sinh: Khi gửi hàng, doanh nghiệp nên cung cấp chính xác địa chỉ và mã bưu chính của người nhận. Đơn vị vận chuyển có thể kiểm tra trước xem địa chỉ có thuộc khu vực tính phụ phí hay không.

6. Phí phát sinh do hàng quá khổ, quá tải hoặc đặc biệt

Không phải mọi loại hàng đều có thể áp dụng cùng một mức cước. Những lô hàng có kích thước lớn, trọng lượng cao, hình dạng đặc biệt hoặc yêu cầu xử lý riêng có thể phát sinh thêm chi phí.

Ví dụ, hàng có kích thước lớn nhưng trọng lượng thực tế thấp vẫn có thể bị tính theo trọng lượng thể tích. Đây là cách tính thường được sử dụng trong vận chuyển hàng không và chuyển phát quốc tế.

Ngoài ra, một số loại hàng cần điều kiện xử lý đặc biệt cũng có thể có mức phí riêng tùy theo quy định của tuyến vận chuyển.

Cách hạn chế phát sinh: Doanh nghiệp nên cung cấp chính xác kích thước, trọng lượng và tính chất hàng ngay từ khi yêu cầu báo giá. Không nên chỉ cung cấp trọng lượng thực tế mà bỏ qua kích thước kiện hàng.

Vì sao doanh nghiệp cần quan tâm đến phụ phí?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, chỉ cần một khoản phụ phí nhỏ trên mỗi lô hàng nhưng nếu doanh nghiệp gửi hàng thường xuyên thì tổng chi phí có thể tăng đáng kể.

Việc hiểu rõ phụ phí giúp doanh nghiệp:

• Dự toán chính xác tổng chi phí vận chuyển.
• Báo giá cho khách hàng sát với thực tế.
• Hạn chế các khoản phí phát sinh ngoài dự kiến.
• So sánh chính xác giữa các đơn vị vận chuyển.
• Chủ động xây dựng ngân sách logistics.
• Tính toán hiệu quả kinh doanh của từng đơn hàng.

Đặc biệt, khi so sánh báo giá giữa các đơn vị logistics, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào giá cước vận chuyển ban đầu. Một đơn vị có giá cước thấp nhưng nhiều khoản phụ phí chưa được bao gồm có thể khiến tổng chi phí cuối cùng cao hơn.

Làm thế nào để hạn chế phụ phí khi gửi hàng quốc tế?

Để kiểm soát chi phí tốt hơn, doanh nghiệp có thể thực hiện một số cách sau:

1. Yêu cầu báo giá chi tiết

Trước khi gửi hàng, nên yêu cầu đơn vị vận chuyển cung cấp bảng báo giá rõ ràng, bao gồm cước chính và các phụ phí có thể phát sinh.

2. Cung cấp thông tin hàng chính xác

Trọng lượng, kích thước, số kiện, loại hàng và địa chỉ nhận hàng cần được cung cấp chính xác ngay từ đầu.

3. Kiểm tra chính sách miễn phí

Một số dịch vụ có thời gian miễn phí lưu kho hoặc các điều kiện miễn phụ phí nhất định. Doanh nghiệp nên hỏi rõ để chủ động sắp xếp.

4. Chuẩn bị chứng từ sớm

Hồ sơ đầy đủ giúp hạn chế tình trạng hàng bị giữ hoặc chờ xử lý, từ đó giảm nguy cơ phát sinh các khoản phí liên quan đến lưu kho và xử lý.

5. Theo dõi hành trình lô hàng

Việc theo dõi tracking giúp doanh nghiệp biết hàng đang ở đâu, đã đến nước đích hay chưa và có vấn đề gì cần xử lý.

Kết luận

Phụ phí trong vận chuyển quốc tế là khoản chi phí doanh nghiệp không nên bỏ qua khi lập ngân sách logistics. Sáu loại thường gặp gồm Fuel Surcharge, Handling Fee, Storage Fee, Customs Clearance Fee, Remote Area Surcharge và phụ phí đối với hàng quá khổ hoặc hàng cần xử lý đặc biệt.

Mỗi đơn vị vận chuyển có thể có cách tính và chính sách phụ phí khác nhau. Vì vậy, trước khi ký hợp đồng hoặc gửi hàng, doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá đầy đủ và minh bạch, đồng thời kiểm tra các điều kiện có thể làm phát sinh chi phí.

Việc chủ động tìm hiểu phụ phí không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách mà còn hạn chế những bất ngờ về chi phí trong quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế.

Xem thêm:

Những Mặt Hàng Bị Cấm Gửi Quốc Tế Cần Biết Trước Khi Vận Chuyển

Cần lưu ý những gì khi đóng gói hàng hóa gửi bằng hàng không?