Hàng bị thất lạc trong quá trình vận chuyển: Kiện hàng được tìm kiếm và xử lý như thế nào?

Gửi hàng đi xa, đặc biệt là hàng quốc tế, người gửi thường quan tâm nhất đến thời gian giao hàng và tình trạng của kiện hàng trên hệ thống tracking. Thế nhưng đôi khi, vận đơn không cập nhật trong thời gian dài, người nhận không nhận được hàng hoặc kiện hàng dường như “biến mất” giữa hành trình.

Hàng bị thất lạc trong quá trình vận chuyển là tình huống không ai mong muốn. Tuy nhiên, không phải cứ tracking không cập nhật là kiện hàng đã mất. Trong nhiều trường hợp, hàng chỉ đang nằm tại một kho trung chuyển, chờ xử lý, bị quét thiếu dữ liệu hoặc gặp vấn đề trong quá trình phân loại.

Vậy khi một kiện hàng có dấu hiệu thất lạc, đơn vị vận chuyển sẽ tìm kiếm như thế nào? Người gửi cần làm gì và bao lâu mới có thể xác định tình trạng thực tế của kiện hàng?

Khi nào được xem là hàng có dấu hiệu thất lạc?

Một kiện hàng thường được xem là có dấu hiệu bất thường khi hành trình không diễn ra theo thời gian dự kiến hoặc thông tin tracking không thay đổi trong một khoảng thời gian đáng kể.

Một số dấu hiệu thường gặp gồm:

• Tracking không cập nhật trong nhiều ngày.
• Kiện hàng dừng quá lâu tại một trung tâm khai thác.
• Hàng đã đến nước nhận nhưng không tiếp tục hành trình.
• Đơn vị vận chuyển không xác định được vị trí hiện tại của kiện hàng.
• Người nhận chưa nhận được hàng dù đã quá thời gian giao dự kiến.
• Thông tin tracking có trạng thái bất thường hoặc không rõ ràng.

Tuy nhiên, cần phân biệt giữa “chậm cập nhật” và “thất lạc”. Hệ thống tracking không phải lúc nào cũng cập nhật theo thời gian thực. Một kiện hàng có thể đang được vận chuyển hoặc xử lý tại kho nhưng chưa xuất hiện trạng thái mới trên hệ thống.

Vì vậy, trước khi kết luận hàng bị mất, đơn vị vận chuyển thường phải tiến hành kiểm tra và đối soát.

Vì sao kiện hàng có thể bị thất lạc?

Một kiện hàng quốc tế có thể trải qua nhiều kho, phương tiện và điểm trung chuyển. Càng nhiều chặng, càng có nhiều điểm cần kiểm soát.

Một số nguyên nhân có thể khiến kiện hàng khó xác định vị trí gồm:

1. Nhãn vận đơn bị hư hỏng hoặc bong tróc

Mã vận đơn là thông tin quan trọng giúp hệ thống nhận diện và phân loại kiện hàng. Nếu nhãn bị rách, mờ, bong hoặc mã vạch không thể quét, kiện hàng có thể phải được xử lý thủ công.

2. Kiện hàng bị phân loại nhầm

Trong quá trình khai thác với số lượng lớn, kiện hàng có thể được đưa nhầm vào một tuyến hoặc khu vực xử lý khác. Khi đó, hàng vẫn có thể đang trong mạng lưới vận chuyển nhưng không xuất hiện đúng trạng thái dự kiến.

3. Thông tin người nhận chưa chính xác

Sai số nhà, thiếu mã bưu chính, thiếu số điện thoại hoặc địa chỉ không đầy đủ có thể khiến việc giao hàng gặp khó khăn. Kiện hàng sau đó có thể được chuyển sang khu vực chờ xử lý hoặc hoàn trả.

4. Thiếu dữ liệu tracking

Có những trường hợp kiện hàng đã được di chuyển nhưng không được quét mã tại một điểm trung chuyển. Khi đó, trạng thái trên hệ thống có thể đứng yên dù kiện hàng vẫn đang tiếp tục hành trình.

5. Phát sinh vấn đề tại hải quan

Với hàng quốc tế, kiện hàng có thể phải chờ kiểm tra, bổ sung chứng từ hoặc xử lý các yêu cầu nhập khẩu. Nếu người gửi chỉ nhìn vào tracking mà không kiểm tra nguyên nhân, rất dễ nhầm rằng hàng đã bị thất lạc.

Khi phát hiện hàng có dấu hiệu thất lạc, đơn vị vận chuyển làm gì?

Quá trình tìm kiếm thường bắt đầu bằng việc kiểm tra toàn bộ lịch sử tracking của kiện hàng.

Đơn vị vận chuyển sẽ xác định điểm cuối cùng mà kiện hàng được ghi nhận trên hệ thống: kho nào đã nhận, thời điểm quét cuối cùng là khi nào và kiện hàng được chuyển đi đâu tiếp theo.

Từ điểm này, bộ phận khai thác có thể tiến hành đối soát với các trung tâm liên quan.

Nếu cần thiết, đơn vị vận chuyển có thể kiểm tra dữ liệu quét mã, thông tin trên vận đơn, lịch sử di chuyển và tình trạng xử lý tại các kho trung chuyển.

Tìm kiếm từ điểm quét cuối cùng

Đây thường là một trong những căn cứ quan trọng nhất.

Ví dụ tracking cho thấy kiện hàng được quét lần cuối tại một trung tâm phân loại. Đơn vị vận chuyển có thể kiểm tra lại quá trình xuất hàng khỏi trung tâm đó, đối chiếu với các chuyến xe hoặc chuyến bay và xác định kiện hàng có được chuyển sang điểm tiếp theo hay không.

Đối chiếu thông tin kiện hàng

Nếu kiện hàng không được tìm thấy theo mã vận đơn, thông tin mô tả cũng có thể được sử dụng để hỗ trợ tìm kiếm.

Các thông tin như kích thước, trọng lượng, loại bao bì, đặc điểm bên ngoài, tên người gửi và người nhận có thể giúp kho nhận diện kiện hàng.

Vì vậy, người gửi nên giữ lại hình ảnh kiện hàng trước khi bàn giao, đặc biệt với những lô hàng có giá trị cao.

Người gửi cần làm gì khi nghi ngờ hàng bị thất lạc?

Điều đầu tiên là không nên tự kết luận kiện hàng đã mất chỉ vì tracking đứng yên.

Người gửi nên liên hệ đơn vị vận chuyển và cung cấp:

• Mã vận đơn.
• Tên người gửi và người nhận.
• Thông tin liên hệ.
• Mô tả hàng hóa.
• Thời điểm gửi hàng.
• Điểm gửi và điểm nhận.
• Hình ảnh kiện hàng nếu có.
• Hóa đơn hoặc chứng từ liên quan nếu được yêu cầu.

Những thông tin này giúp bộ phận xử lý xác định đúng kiện hàng và rút ngắn thời gian đối soát.

Đối với hàng quốc tế, người gửi cũng nên kiểm tra xem kiện hàng có đang chờ thông quan, bổ sung chứng từ hoặc xử lý tại nước đến hay không trước khi yêu cầu tìm kiếm thất lạc.

Kết luận

Một kiện hàng không cập nhật tracking trong vài ngày chưa chắc đã bị thất lạc. Trước khi đưa ra kết luận, cần xác định kiện hàng đang ở đâu, trạng thái cuối cùng là gì và có đang chờ xử lý tại kho, hải quan hay trung tâm trung chuyển hay không.

Khi phát hiện dấu hiệu bất thường, người gửi nên liên hệ sớm với đơn vị vận chuyển, cung cấp đầy đủ mã vận đơn, thông tin người nhận, mô tả hàng hóa và hình ảnh kiện hàng để hỗ trợ quá trình tìm kiếm.

Về lâu dài, việc đóng gói chắc chắn, dán vận đơn rõ ràng, khai báo chính xác và lưu lại thông tin trước khi gửi là những bước đơn giản nhưng rất hữu ích để giảm rủi ro.

Trong logistics, mỗi kiện hàng đều đi qua nhiều mắt xích. Khi một mắt xích gặp vấn đề, khả năng truy xuất thông tin và phối hợp xử lý càng nhanh thì cơ hội tìm lại kiện hàng càng cao.

Xem thêm:

Những Lỗi Thường Gặp Khi Gửi Hàng Quốc Tế Và Cách Tránh Hiệu Quả

Những lưu ý đóng gói khi gửi hàng đi quốc tế -Mẹo hay Indochinapost