Demurrage, Detention và Storage là gì? Cách hạn chế phát sinh chi phí Logistics
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, ngoài cước vận chuyển chính, doanh nghiệp còn có thể phát sinh nhiều khoản phụ phí trong quá trình giao nhận hàng hóa. Trong đó, Demurrage, Detention và Storage là ba loại chi phí thường gặp, đặc biệt khi vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.
Nếu không nắm rõ cách tính và thời hạn miễn phí của từng khoản, doanh nghiệp có thể phải trả thêm chi phí ngoài dự kiến. Vậy ba loại phí này khác nhau như thế nào? Làm sao để hạn chế phát sinh chi phí trong quá trình vận chuyển?
1. Demurrage là gì?
Demurrage là phí lưu container tại cảng hoặc bãi container vượt quá thời gian miễn phí (Free Time) được quy định.
Khi container hàng nhập cập cảng, doanh nghiệp cần hoàn thành thủ tục hải quan và lấy hàng trong thời hạn cho phép. Nếu container vẫn nằm tại cảng sau khi hết thời gian miễn phí, hãng tàu có thể thu phí Demurrage.
Đối với hàng xuất khẩu, Demurrage cũng có thể phát sinh khi container đóng hàng được đưa vào cảng nhưng lưu lại quá thời gian quy định trước khi được xếp lên tàu.
Ví dụ về phí Demurrage
Một lô hàng nhập khẩu được hưởng 5 ngày miễn phí lưu container tại cảng. Tuy nhiên, do chứng từ chưa hoàn tất, doanh nghiệp mất 8 ngày mới lấy được container ra khỏi cảng.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể phải trả phí Demurrage cho 3 ngày vượt thời hạn miễn phí, tùy theo điều kiện áp dụng của hãng tàu.
2. Detention là gì?
Detention là phí sử dụng container vượt quá thời gian miễn phí bên ngoài cảng hoặc bãi, thường áp dụng khi khách hàng giữ container quá lâu trước khi trả rỗng.
Đối với hàng nhập khẩu, sau khi lấy container hàng ra khỏi cảng, doanh nghiệp cần vận chuyển hàng về kho, dỡ hàng và trả container rỗng về địa điểm được chỉ định. Nếu trả container muộn hơn thời hạn miễn phí, phí Detention có thể phát sinh.
Đối với hàng xuất khẩu, phí này có thể áp dụng khi doanh nghiệp lấy container rỗng về đóng hàng nhưng trả container đã đóng hàng vào cảng quá thời hạn cho phép.
Ví dụ về phí Detention
Một doanh nghiệp nhập khẩu được miễn phí sử dụng container trong 7 ngày kể từ thời điểm áp dụng theo quy định của hãng tàu. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần 10 ngày để dỡ hàng và trả container rỗng.
Như vậy, doanh nghiệp có thể phải thanh toán phí Detention cho 3 ngày vượt thời hạn miễn phí.
Thời điểm bắt đầu tính phí và cách xác định ngày miễn phí cần được kiểm tra theo điều kiện của từng hãng tàu hoặc đơn vị vận chuyển.
3. Storage là gì?
Storage là phí lưu giữ hàng hóa hoặc container tại cảng, bãi container hay kho trong thời gian vượt quá mức miễn phí được áp dụng.
Khoản phí này thường do đơn vị khai thác cảng, bãi hoặc kho thu theo biểu phí tương ứng. Storage không hoàn toàn giống Demurrage, dù hai khoản phí đều có thể liên quan đến thời gian container lưu tại cảng.
Điểm khác biệt chính là Demurrage thường là khoản phí do hãng tàu thu khi container lưu tại cảng quá thời hạn quy định, còn Storage thường là phí sử dụng diện tích lưu giữ do đơn vị khai thác cảng hoặc bãi thu.
Ví dụ về phí Storage
Một lô hàng nhập khẩu đã được dỡ xuống cảng nhưng chưa thể lấy ra do doanh nghiệp chưa hoàn tất thủ tục hải quan. Khi hàng lưu tại cảng vượt thời gian miễn phí, cảng có thể tính thêm phí Storage theo biểu phí áp dụng.
Tùy trường hợp, doanh nghiệp có thể đồng thời phát sinh cả Storage và Demurrage. Vì vậy, cần kiểm tra kỹ thông báo phí để tránh nhầm lẫn hoặc bỏ sót khoản chi phí phải thanh toán.
4. Phân biệt Demurrage, Detention và Storage
Ba loại phí này đều có thể làm tăng tổng chi phí Logistics, nhưng khác nhau về bản chất và đơn vị thu phí.
| Tiêu chí | Demurrage | Detention | Storage |
|---|---|---|---|
| Bản chất | Phí lưu container quá hạn tại cảng | Phí sử dụng container quá hạn ngoài cảng | Phí lưu giữ hàng hóa hoặc container |
| Thời điểm thường gặp | Container còn trong cảng | Container đã được đưa ra khỏi cảng hoặc giữ ngoài cảng | Hàng hóa hoặc container lưu tại cảng, bãi hoặc kho |
| Đơn vị thường thu | Hãng tàu | Hãng tàu | Đơn vị khai thác cảng, bãi hoặc kho |
| Nguyên nhân phổ biến | Chậm thông quan, chậm lấy hàng | Chậm dỡ hàng, trả container rỗng | Hàng lưu kho, bãi quá thời hạn miễn phí |
Lưu ý: Cách áp dụng và tên gọi các khoản phí có thể khác nhau giữa hãng tàu, cảng và hợp đồng vận chuyển. Doanh nghiệp nên căn cứ vào biểu phí và điều kiện thực tế của lô hàng.
5. Những nguyên nhân khiến chi phí phát sinh
Có nhiều lý do khiến doanh nghiệp phải thanh toán các khoản phí ngoài dự kiến. Một số nguyên nhân phổ biến gồm:
Chậm hoàn tất thủ tục hải quan: Hồ sơ thiếu thông tin, cần bổ sung chứng từ hoặc hàng hóa thuộc diện kiểm tra có thể khiến thời gian thông quan kéo dài.
Chứng từ chưa chính xác: Sai thông tin trên vận đơn, hóa đơn thương mại hoặc danh sách đóng gói có thể làm chậm quá trình xử lý lô hàng.
Không theo dõi thời hạn miễn phí: Nhân viên không nắm rõ ngày bắt đầu tính Free Time và ngày hết hạn có thể khiến container lưu quá thời gian cho phép.
Chậm bố trí phương tiện: Thiếu xe vận chuyển, lịch xe không phù hợp hoặc kho nhận hàng chưa sẵn sàng có thể làm chậm việc lấy container và trả rỗng.
Chậm dỡ hàng tại kho: Doanh nghiệp chưa bố trí đủ nhân lực, thiết bị hoặc diện tích lưu kho khiến container không được giải phóng đúng kế hoạch.
Không thống nhất với các bên liên quan: Việc trao đổi chậm giữa doanh nghiệp, đơn vị giao nhận, hãng tàu, cảng và đơn vị vận tải nội địa có thể ảnh hưởng đến tiến độ xử lý hàng hóa.
6. Cách hạn chế phát sinh Demurrage, Detention và Storage
Để kiểm soát chi phí Logistics hiệu quả, doanh nghiệp nên chủ động quản lý thời gian và phối hợp với các bên liên quan ngay từ khi lên kế hoạch vận chuyển.
Kiểm tra Free Time trước khi xác nhận booking
Trước khi đặt chỗ, doanh nghiệp nên hỏi rõ thời gian miễn phí Demurrage, Detention và các điều kiện liên quan. Không nên mặc định mọi hãng tàu hoặc tuyến vận chuyển đều áp dụng số ngày miễn phí giống nhau.
Nếu lô hàng cần nhiều thời gian để thông quan hoặc dỡ hàng, doanh nghiệp có thể trao đổi với đơn vị giao nhận về khả năng xin thêm Free Time trước khi xác nhận booking.
Chuẩn bị chứng từ đầy đủ và chính xác
Các chứng từ cần thiết nên được kiểm tra sớm để hạn chế việc chỉnh sửa hoặc bổ sung vào phút cuối. Doanh nghiệp cần đối chiếu thông tin giữa vận đơn, Commercial Invoice, Packing List và các giấy tờ liên quan.
Đối với hàng nhập khẩu, nên chuẩn bị hồ sơ thông quan trước khi hàng đến cảng khi điều kiện cho phép.
Theo dõi lịch tàu và thời hạn lấy hàng
Nhân viên phụ trách cần theo dõi lịch tàu, thông báo hàng đến (Arrival Notice), ngày được phép lấy hàng và thời hạn miễn phí.
Có thể lập bảng theo dõi riêng cho từng lô hàng, bao gồm ngày hàng đến, hạn lấy hàng, hạn trả container rỗng và người chịu trách nhiệm xử lý. Việc đặt nhắc lịch trước thời hạn sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn.
Chủ động sắp xếp xe và kho nhận hàng
Doanh nghiệp nên liên hệ đơn vị vận tải nội địa trước khi hàng đến. Đồng thời, cần xác nhận kho có đủ nhân lực, thiết bị và không gian để dỡ hàng.
Với hàng cần kiểm đếm hoặc xử lý đặc biệt, nên dự kiến thời gian dỡ hàng thực tế để tránh kéo dài thời gian sử dụng container.
Phối hợp thường xuyên với đơn vị giao nhận
Khi có nguy cơ chậm thông quan, chậm lấy hàng hoặc trả container, doanh nghiệp nên thông báo sớm cho đơn vị giao nhận để tìm phương án xử lý.
Đơn vị giao nhận có thể hỗ trợ kiểm tra thời hạn miễn phí, hướng dẫn thủ tục lấy hàng và xác nhận địa điểm trả container rỗng. Tuy nhiên, khả năng gia hạn hoặc miễn giảm phí còn phụ thuộc vào chính sách của hãng tàu và các bên liên quan.
Kiểm tra hóa đơn phụ phí trước khi thanh toán
Khi nhận thông báo phí, doanh nghiệp cần đối chiếu số ngày tính phí, thời hạn miễn phí, loại container và biểu phí áp dụng. Nếu có điểm chưa rõ, nên yêu cầu đơn vị thu phí giải thích trước khi thanh toán.
Việc kiểm tra thường xuyên cũng giúp doanh nghiệp đánh giá nguyên nhân phát sinh chi phí và cải thiện quy trình xử lý các lô hàng sau.
7. Vai trò của đơn vị Logistics trong việc kiểm soát chi phí
Một đơn vị Logistics chuyên nghiệp không chỉ hỗ trợ vận chuyển mà còn giúp khách hàng theo dõi tiến độ và chủ động xử lý các vấn đề liên quan đến chứng từ, lịch tàu và giao nhận hàng hóa.
Thông qua việc cập nhật thời hạn miễn phí, phối hợp với hãng tàu và sắp xếp kế hoạch vận tải phù hợp, đơn vị giao nhận có thể giúp doanh nghiệp giảm nguy cơ phát sinh chi phí không cần thiết.
Tuy nhiên, để đạt hiệu quả tốt, doanh nghiệp cũng cần cung cấp thông tin chính xác, chuẩn bị chứng từ đúng hạn và phối hợp chặt chẽ trong quá trình giao nhận.
%20Nganh%20Logistics%20(2).png)
Kết luận
Demurrage, Detention và Storage là những khoản phí quan trọng mà doanh nghiệp cần hiểu rõ khi vận chuyển hàng hóa quốc tế. Mỗi loại phí có cách áp dụng riêng, nhưng đều có thể làm tăng tổng chi phí nếu hàng hóa hoặc container lưu giữ quá thời hạn quy định.
Để hạn chế phát sinh, doanh nghiệp nên kiểm tra Free Time ngay từ đầu, chuẩn bị chứng từ đầy đủ, theo dõi lịch tàu và chủ động bố trí phương tiện nhận hàng. Đồng thời, việc phối hợp với đơn vị giao nhận và kiểm tra kỹ các khoản phụ phí sẽ giúp quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi hơn, góp phần tối ưu chi phí Logistics.
Xem thêm:
Commercial Invoice và Packing List khác nhau thế nào?