HÀNG BỊ GIỮ Ở HẢI QUAN VÌ SAO? 6 LỖI KHAI BÁO NGƯỜI GỬI THƯỜNG MẮC
Gửi hàng quốc tế tưởng chừng đơn giản: đóng gói, cung cấp thông tin người nhận và chờ hàng được vận chuyển. Tuy nhiên, không ít trường hợp hàng đến cửa khẩu lại bị giữ tại hải quan, yêu cầu bổ sung chứng từ hoặc thậm chí bị trả về.
Một trong những nguyên nhân phổ biến không nằm ở việc hàng hóa “không được phép gửi”, mà xuất phát từ thông tin khai báo chưa chính xác, thiếu chi tiết hoặc không thống nhất với hàng thực tế. Chỉ một lỗi nhỏ trong tên hàng, số lượng, giá trị hay chứng từ cũng có thể khiến quá trình thông quan kéo dài hơn dự kiến.
Vậy hàng bị giữ ở hải quan vì sao? Dưới đây là 6 lỗi khai báo người gửi thường mắc và cách hạn chế rủi ro khi gửi hàng quốc tế.
1. Khai tên hàng quá chung chung
Đây là một trong những lỗi rất thường gặp khi làm thủ tục gửi hàng.
Nhiều người chỉ ghi những nội dung như “quà tặng”, “đồ dùng”, “hàng cá nhân”, “thực phẩm” hoặc “hàng mẫu” mà không mô tả cụ thể sản phẩm bên trong.
Với cơ quan hải quan, những thông tin này chưa đủ để xác định hàng hóa là gì, thuộc nhóm nào và có cần kiểm tra chuyên ngành hay không.
Ví dụ, thay vì ghi: “Food – Thực phẩm”
nên khai rõ hơn như: “Dried mango – xoài sấy, dùng cho người, đóng gói thương mại.”
Việc mô tả càng rõ ràng, đúng với thực tế hàng hóa thì khả năng phát sinh yêu cầu kiểm tra, bổ sung thông tin càng thấp.
Lưu ý: Tên hàng trên tờ khai cần phản ánh đúng sản phẩm thực tế, không nên cố tình sử dụng tên gọi chung để “đơn giản hóa” thủ tục.
2. Khai sai hoặc thiếu số lượng hàng hóa
Một kiện hàng có nhiều sản phẩm nhưng người gửi chỉ ghi chung một số lượng hoặc bỏ sót một số mặt hàng cũng có thể khiến hải quan cần kiểm tra lại.
Ví dụ, kiện hàng thực tế có:
- 5 hộp trà thảo mộc
- 3 gói cà phê
- 2 hộp bánh
nhưng tờ khai chỉ ghi “10 hộp thực phẩm”.
Thông tin tổng số lượng có thể đúng nhưng cơ cấu hàng hóa không rõ ràng, khiến việc đối chiếu gặp khó khăn.
Đặc biệt với các lô hàng có nhiều chủng loại, người gửi nên lập danh sách hàng hóa cụ thể, bao gồm tên sản phẩm, số lượng, đơn vị tính và giá trị tương ứng.
Khai báo chi tiết ngay từ đầu sẽ giúp đơn vị vận chuyển và hải quan dễ dàng đối chiếu khi cần thiết.
3. Khai giá trị hàng hóa không hợp lý
Giá trị hàng hóa là một thông tin quan trọng trong hồ sơ gửi hàng quốc tế. Một số người có tâm lý khai giá thấp để giảm chi phí hoặc ghi giá trị tượng trưng cho hàng quà tặng.
Tuy nhiên, nếu giá trị khai báo quá thấp so với loại hàng, số lượng hoặc giá trị thực tế, lô hàng có thể bị yêu cầu xác minh hoặc bổ sung chứng từ.
Ví dụ, một kiện hàng có nhiều sản phẩm thương mại nhưng chỉ khai tổng giá trị vài USD có thể tạo ra sự không nhất quán.
Người gửi nên chuẩn bị các chứng từ liên quan như hóa đơn mua hàng, invoice hoặc chứng từ thể hiện giá trị hàng hóa khi cần.
Đối với hàng quà tặng, việc là “quà tặng” không đồng nghĩa với việc hàng hóa không cần khai giá trị. Cách khai cụ thể còn phụ thuộc vào quy định của nước gửi, nước nhận và loại hình vận chuyển.
4. Thông tin trên chứng từ không khớp với hàng thực tế
Một lỗi khác dễ khiến hàng bị giữ là thông tin khai báo và hàng trong kiện không giống nhau.
Chẳng hạn, chứng từ ghi 10 sản phẩm nhưng khi kiểm tra thực tế lại có 12 sản phẩm. Hoặc khai “quần áo” nhưng bên trong có thêm mỹ phẩm, thực phẩm, thực phẩm chức năng hay các sản phẩm khác.
Khi phát hiện sự khác biệt, cơ quan hải quan có thể yêu cầu giải trình hoặc kiểm tra thêm để xác định chính xác nội dung lô hàng.
Vì vậy, trước khi bàn giao kiện hàng, người gửi nên kiểm tra lại:
Tên hàng → Số lượng → Đơn vị tính → Giá trị → Chủng loại → Chứng từ đi kèm
Tất cả nên thống nhất với hàng hóa thực tế.
5. Thiếu thông tin người gửi hoặc người nhận
Thông tin người gửi và người nhận tưởng như chỉ phục vụ việc giao hàng, nhưng đây cũng là một phần quan trọng trong quá trình xử lý lô hàng quốc tế.
Các lỗi thường gặp gồm:
- Sai hoặc thiếu số điện thoại người nhận.
- Địa chỉ không đầy đủ.
- Sai mã bưu chính.
- Tên người nhận không chính xác.
- Thiếu thông tin doanh nghiệp đối với lô hàng thương mại.
- Email hoặc thông tin liên hệ không chính xác khi cần bổ sung hồ sơ.
Khi hải quan hoặc đơn vị vận chuyển cần xác minh thông tin mà không thể liên hệ được với người nhận, quá trình thông quan có thể bị kéo dài.
Đặc biệt, với các quốc gia có yêu cầu chặt chẽ về thông tin nhập khẩu, người gửi nên hỏi trước đơn vị vận chuyển về thông tin bắt buộc đối với người nhận.
6. Không kiểm tra quy định đối với mặt hàng trước khi gửi
Đây là lỗi có thể dẫn đến nhiều vấn đề nhất.
Không phải cứ hàng được bán hoặc sử dụng bình thường tại Việt Nam thì đều có thể gửi quốc tế mà không cần điều kiện. Một số mặt hàng có thể thuộc nhóm hạn chế nhập khẩu, cần giấy phép, cần kiểm dịch hoặc phải đáp ứng yêu cầu riêng của nước đến.
Ví dụ có thể kể đến một số nhóm như:
- Thực phẩm và sản phẩm có nguồn gốc động thực vật.
- Mỹ phẩm.
- Thuốc và sản phẩm liên quan đến sức khỏe.
- Hạt giống, cây trồng.
- Sản phẩm từ động vật.
- Thiết bị điện tử hoặc hàng hóa có pin.
- Hàng hóa có giá trị cao hoặc hàng thương mại.
Nếu người gửi chỉ khai báo đơn giản mà không kiểm tra điều kiện nhập khẩu của quốc gia nhận hàng, kiện hàng có thể bị yêu cầu bổ sung giấy tờ, kiểm tra hoặc xử lý theo quy định của nước nhập khẩu.
Vì vậy, trước khi gửi hàng, cần kiểm tra cả quy định của nước xuất khẩu và nước nhập khẩu, thay vì chỉ quan tâm đến việc “có gửi được hay không”.
LÀM GÌ ĐỂ HẠN CHẾ HÀNG BỊ GIỮ Ở HẢI QUAN?
Không thể đảm bảo mọi lô hàng đều được thông quan ngay lập tức, bởi mỗi quốc gia và từng loại hàng hóa có những quy định riêng. Tuy nhiên, người gửi có thể giảm đáng kể rủi ro bằng cách chuẩn bị thông tin đầy đủ ngay từ đầu.
Trước khi gửi, hãy kiểm tra 5 yếu tố quan trọng:
1. Hàng thực tế là gì?
Mô tả đúng tên sản phẩm, thành phần và công dụng khi cần thiết.
2. Có bao nhiêu sản phẩm?
Khai rõ số lượng và đơn vị tính.
3. Giá trị hàng hóa bao nhiêu?
Khai giá trị hợp lý, nhất quán với chứng từ và thực tế.
4. Người nhận có đầy đủ thông tin không?
Đảm bảo tên, địa chỉ, số điện thoại và các thông tin cần thiết đều chính xác.
5. Mặt hàng có điều kiện nhập khẩu đặc biệt không?
Kiểm tra trước với đơn vị vận chuyển để biết có cần giấy phép, chứng từ hoặc thủ tục bổ sung hay không.
KẾT LUẬN
Hàng bị giữ tại hải quan không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với việc hàng hóa bị cấm. Trong nhiều trường hợp, nguyên nhân đến từ khai báo thiếu, sai thông tin, mô tả hàng hóa không rõ ràng hoặc chứng từ chưa phù hợp.
Đặc biệt, 6 lỗi gồm khai tên hàng quá chung chung, sai số lượng, khai giá trị không hợp lý, chứng từ không khớp thực tế, thiếu thông tin người gửi/người nhận và không kiểm tra quy định nhập khẩu là những vấn đề người gửi nên đặc biệt lưu ý.
Một tờ khai rõ ràng, trung thực và đầy đủ ngay từ đầu không chỉ giúp quá trình xử lý thuận lợi hơn mà còn hạn chế nguy cơ phát sinh chi phí, thời gian chờ và các thủ tục bổ sung không cần thiết.
Nếu bạn đang chuẩn bị gửi hàng đi nước ngoài nhưng chưa chắc mặt hàng của mình cần khai báo như thế nào, hãy kiểm tra thông tin hàng hóa trước khi đóng kiện và liên hệ đơn vị vận chuyển để được tư vấn về chứng từ, quy định nhập khẩu và cách khai phù hợp.
Xem thêm:
Những Lỗi Thường Gặp Khi Gửi Hàng Quốc Tế Và Cách Tránh Hiệu Quả – Cần Thơ Logistics Xuất Nhập Khẩu