Một kiện hàng đi quốc tế mất bao lâu? Hé lộ hành trình phía sau mỗi đơn hàng

Khi gửi một kiện hàng từ Việt Nam ra nước ngoài, nhiều người thường chỉ quan tâm đến một câu hỏi: Bao lâu thì người nhận nhận được hàng? Tuy nhiên, thời gian giao hàng quốc tế không chỉ phụ thuộc vào quãng đường giữa hai quốc gia.

Trên thực tế, mỗi kiện hàng phải trải qua nhiều công đoạn như tiếp nhận, phân loại, vận chuyển nội địa, khai báo hải quan, xuất khẩu, vận chuyển quốc tế, nhập khẩu và giao hàng chặng cuối. Chỉ cần một khâu phát sinh vấn đề, thời gian giao nhận có thể kéo dài hơn dự kiến.

Vậy một kiện hàng đi quốc tế mất bao lâu và thực tế phải đi qua những chặng nào?

1. Thời gian gửi hàng quốc tế thường là bao lâu?

Không có một mốc thời gian cố định cho tất cả các đơn hàng. Thời gian vận chuyển phụ thuộc vào quốc gia đến, phương thức vận chuyển, loại hàng, thủ tục hải quan và địa chỉ nhận.

Thông thường, dịch vụ express quốc tế có thể mất khoảng 2–7 ngày làm việc đối với nhiều tuyến phổ biến. Trong khi đó, các phương thức tiết kiệm hoặc vận chuyển thông thường có thể mất từ 7–20 ngày hoặc lâu hơn.

Một số tuyến xa, khu vực đảo, vùng nông thôn hoặc những quốc gia có quy trình kiểm tra hàng hóa chặt chẽ có thể cần thêm thời gian.

Điều quan trọng là người gửi nên phân biệt giữa thời gian vận chuyển quốc tế và tổng thời gian từ lúc gửi đến lúc nhận. Hai khái niệm này không hoàn toàn giống nhau.

2. Chặng 1: Tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa

Hành trình bắt đầu ngay khi đơn vị vận chuyển tiếp nhận kiện hàng.

Ở bước này, hàng hóa thường được kiểm tra các thông tin cơ bản như:

• Người gửi và người nhận.
• Địa chỉ giao hàng.
• Số điện thoại liên hệ.
• Loại hàng hóa.
• Số lượng và trọng lượng.
• Kích thước kiện hàng.
• Tình trạng đóng gói.
• Chứng từ đi kèm.

Đây là bước tưởng như đơn giản nhưng lại ảnh hưởng khá nhiều đến các công đoạn phía sau.

Nếu thông tin trên vận đơn thiếu hoặc sai, địa chỉ không đầy đủ hay mô tả hàng hóa không rõ ràng, kiện hàng có thể phải bổ sung thông tin

3. Chặng 2: Phân loại và vận chuyển về trung tâm khai thác

Sau khi được tiếp nhận, kiện hàng được đưa về trung tâm khai thác để phân loại.

Tại đây, hàng hóa có thể được phân chia theo:

• Quốc gia hoặc khu vực đến.
• Tuyến vận chuyển.
• Loại dịch vụ.
• Trọng lượng và kích thước.
• Yêu cầu xử lý đặc biệt.

Một kiện hàng gửi từ tỉnh, thành phố khác với nơi có trung tâm khai thác quốc tế thường phải trải qua thêm một chặng vận chuyển nội địa.

Ví dụ, kiện hàng có thể được lấy tại địa phương, đưa về kho trung chuyển, sau đó mới chuyển đến sân bay hoặc trung tâm xuất khẩu.

Vì vậy, khoảng cách từ nơi gửi đến trung tâm khai thác đầu tiên cũng là một yếu tố ảnh hưởng đến tổng thời gian.

4. Chặng 3: Khai báo và làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Đây là một trong những công đoạn quan trọng nhất của vận chuyển quốc tế.

Trước khi rời Việt Nam, hàng hóa cần được thực hiện các thủ tục xuất khẩu theo quy định. Thông tin về hàng hóa có thể được đối chiếu với chứng từ, vận đơn và tờ khai.

Một số thông tin thường cần được khai báo chính xác gồm:

• Tên hàng.
• Số lượng.
• Giá trị hàng hóa.
• Mục đích gửi.
• Nước sản xuất hoặc xuất xứ khi cần.
• Thông tin người gửi và người nhận.

Nếu hàng hóa thuộc nhóm cần kiểm tra hoặc có yêu cầu chứng từ bổ sung, thời gian xử lý có thể kéo dài.

Khai báo càng rõ ràng, đầy đủ và chính xác thì khả năng phát sinh chậm trễ càng thấp.

5. Chặng 4: Vận chuyển quốc tế

Sau khi hoàn tất thủ tục xuất khẩu, kiện hàng mới chính thức bước vào chặng đường quốc tế.

Đối với dịch vụ express, hàng thường được vận chuyển bằng đường hàng không để rút ngắn thời gian.

Tùy tuyến, kiện hàng có thể:

Việt Nam → trung tâm trung chuyển → quốc gia đích

hoặc phải đi qua một số trung tâm logistics trung gian trước khi đến nước nhận.

Đây thường là chặng mà người gửi nghĩ sẽ chiếm phần lớn thời gian. Tuy nhiên, trên thực tế, thời gian bay đôi khi lại không phải yếu tố gây chậm chính.

Một chuyến bay chỉ mất vài giờ, nhưng tổng hành trình vẫn có thể kéo dài do thời gian chờ chuyến, trung chuyển, xử lý tại kho hoặc thủ tục hải quan.

6. Chặng 5: Làm thủ tục nhập khẩu tại quốc gia đến

Khi kiện hàng đến quốc gia đích, hành trình vẫn chưa kết thúc.

Hàng hóa phải được tiếp nhận và xử lý tại hệ thống nhập khẩu của nước sở tại. Tùy loại hàng và quy định của từng quốc gia, kiện hàng có thể được kiểm tra về:

• Nội dung hàng hóa.
• Giá trị khai báo.
• Chứng từ.
• Thuế và phí nhập khẩu.
• Các điều kiện kiểm dịch hoặc quy định chuyên ngành.

Nếu thông tin đầy đủ và hàng hóa không thuộc nhóm cần kiểm tra đặc biệt, quá trình thông quan có thể diễn ra nhanh chóng.

Ngược lại, nếu hải quan yêu cầu bổ sung chứng từ hoặc kiểm tra thực tế, thời gian giao hàng có thể phát sinh thêm.

7. Chặng 6: Phân loại tại nước đến

Sau khi hoàn tất thủ tục nhập khẩu, kiện hàng được đưa về trung tâm khai thác tại quốc gia nhận.

Tại đây, hàng tiếp tục được phân loại theo khu vực giao hàng.

Ví dụ, một kiện hàng từ Việt Nam gửi đến một thành phố lớn có thể được chuyển trực tiếp đến trung tâm giao hàng khu vực. Trong khi đó, hàng gửi đến địa chỉ ở vùng xa có thể cần thêm một hoặc nhiều chặng trung chuyển.

Đây cũng là lý do hai kiện hàng cùng đến một quốc gia nhưng có thể nhận hàng vào những thời điểm khác nhau.

8. Chặng 7: Giao hàng chặng cuối

Đây là bước cuối cùng nhưng không phải lúc nào cũng đơn giản.

Sau khi được chuyển đến bưu cục hoặc trung tâm giao nhận gần người nhận, kiện hàng sẽ được đưa lên phương tiện giao hàng.

Thời gian giao chặng cuối phụ thuộc vào:

• Khoảng cách từ trung tâm giao nhận đến địa chỉ nhận.
• Điều kiện giao thông.
• Thời gian làm việc của đơn vị giao hàng.
• Khả năng liên hệ với người nhận.
• Địa chỉ có chính xác hay không.
• Khu vực giao hàng có khó tiếp cận hay không.

Nếu người nhận không có mặt, số điện thoại không liên lạc được hoặc địa chỉ thiếu thông tin, kiện hàng có thể phải giao lại.

9. Điều gì khiến một kiện hàng bị chậm?

Có thể hình dung tổng thời gian giao hàng quốc tế theo công thức đơn giản:

Tổng thời gian = xử lý đơn hàng + vận chuyển nội địa + hải quan xuất khẩu + vận chuyển quốc tế + hải quan nhập khẩu + giao hàng chặng cuối

Trong đó, những yếu tố dễ làm phát sinh thời gian gồm:

Thông tin khai báo chưa chính xác

Tên hàng quá chung chung, giá trị không rõ ràng hoặc chứng từ thiếu có thể khiến kiện hàng phải bổ sung thông tin.

Hàng hóa thuộc nhóm kiểm tra

Một số mặt hàng có thể phải kiểm tra hoặc đáp ứng thêm điều kiện nhập khẩu của quốc gia đến.

Địa chỉ nhận ở khu vực xa

Khu vực ngoại thành, vùng nông thôn hoặc địa chỉ đặc biệt có thể cần thêm thời gian trung chuyển.

Chậm kết nối chuyến

Nếu kiện hàng phải trung chuyển qua một hub khác, lịch chuyến và năng lực khai thác tại từng thời điểm có thể ảnh hưởng đến thời gian.

Người nhận không thể nhận hàng

Không liên hệ được với người nhận hoặc địa chỉ không chính xác có thể khiến phát sinh giao lại.

10. Làm thế nào để rút ngắn thời gian gửi hàng quốc tế?

Muốn kiện hàng đi nhanh hơn, người gửi không thể kiểm soát tất cả các yếu tố trong hành trình nhưng có thể chủ động giảm những lỗi không cần thiết.

Thứ nhất, chuẩn bị thông tin chính xác. Tên người nhận, địa chỉ, số điện thoại và email nên được kiểm tra kỹ trước khi tạo vận đơn.

Thứ hai, mô tả hàng hóa rõ ràng. Không nên ghi những nội dung quá chung chung như “quà tặng” hoặc “đồ dùng” nếu cần mô tả cụ thể hơn.

Thứ ba, đóng gói đúng quy cách. Kiện hàng chắc chắn giúp hạn chế phát sinh trong quá trình khai thác và vận chuyển.

Thứ tư, kiểm tra quy định nhập khẩu của nước đến. Một mặt hàng được phép gửi từ Việt Nam chưa chắc đã được nhập khẩu hoàn toàn bình thường tại quốc gia nhận.

Thứ năm, lựa chọn đúng dịch vụ. Nếu cần hàng đến nhanh, dịch vụ express thường phù hợp hơn so với các phương án tiết kiệm.

Kết luận

Một kiện hàng quốc tế không đơn giản là “đưa lên máy bay rồi chờ giao đến người nhận”. Phía sau mỗi đơn hàng là một chuỗi quy trình gồm tiếp nhận, phân loại, vận chuyển nội địa, khai báo hải quan, xuất khẩu, vận chuyển quốc tế, nhập khẩu và giao hàng chặng cuối.

Vì vậy, khi hỏi “gửi hàng quốc tế mất bao lâu?”, câu trả lời chính xác không chỉ phụ thuộc vào khoảng cách địa lý mà còn phụ thuộc vào tuyến vận chuyển, loại dịch vụ, hàng hóa, chứng từ, hải quan và địa chỉ giao nhận.

Nếu chuẩn bị thông tin đầy đủ ngay từ đầu và lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp, người gửi có thể hạn chế đáng kể những khoảng thời gian chờ không cần thiết và giúp kiện hàng đến tay người nhận thuận lợi hơn.

Xem thêm:

Kiện hàng đi quốc tế bị “trễ” ở đâu? 6 điểm có thể làm chậm cả hành trình 

𝐏𝐇Â𝐍 𝐁𝐈Ệ𝐓 𝐂𝐎𝐍𝐓𝐀𝐈𝐍𝐄𝐑 𝐒.𝐎.𝐂 𝐕À 𝐂𝐎𝐍𝐓𝐀𝐈𝐍𝐄𝐑 𝐂.𝐎.𝐂