Vì sao cùng một tuyến vận chuyển nhưng mỗi lô hàng lại có thời gian giao khác nhau? 8 lí do thường gặp

Khi gửi hàng quốc tế, không ít khách hàng thắc mắc: “Tại sao cùng gửi từ Việt Nam sang một quốc gia, cùng một tuyến vận chuyển nhưng thời gian nhận hàng lại khác nhau?” Có lô hàng chỉ mất vài ngày, trong khi một lô khác có thể kéo dài thêm nhiều ngày dù đều được gửi đến cùng một điểm đến.

Thực tế, thời gian vận chuyển quốc tế không chỉ phụ thuộc vào khoảng cách giữa hai quốc gia. Một lô hàng phải trải qua nhiều công đoạn từ tiếp nhận, khai thác, kiểm tra, thông quan, vận chuyển quốc tế đến giao hàng cuối cùng. Chỉ cần một công đoạn thay đổi, thời gian giao hàng cũng có thể khác nhau.

1. Khác hãng vận chuyển và lịch khai thác

Cùng một tuyến nhưng mỗi hãng vận chuyển có lịch khai thác và mạng lưới vận chuyển khác nhau.

Ví dụ, cùng gửi hàng từ Việt Nam sang Đức, một đơn vị có thể sử dụng chuyến bay thẳng, trong khi đơn vị khác phải trung chuyển qua Singapore, Hồng Kông hoặc một trung tâm khai thác khác.

Nếu chuyến bay hoặc chuyến tàu của đơn vị A khởi hành ngay trong ngày, hàng có thể đến sớm hơn. Trong khi đó, hàng của đơn vị B phải chờ chuyến tiếp theo thì thời gian giao sẽ kéo dài thêm.

Vì vậy, khi so sánh thời gian vận chuyển, không nên chỉ nhìn vào điểm đi và điểm đến mà cần xem hàng được vận chuyển bằng phương thức và mạng lưới nào.

2. Tuyến vận chuyển có thể khác nhau

Một trong những nguyên nhân quan trọng khiến thời gian giao hàng khác nhau là routing – tuyến đường thực tế của lô hàng.

Có hai hình thức phổ biến:

• Direct: hàng được vận chuyển trực tiếp đến điểm đến hoặc gần điểm đến.
• Transshipment: hàng phải qua một hoặc nhiều điểm trung chuyển trước khi tiếp tục hành trình.

Ví dụ, hai lô hàng cùng đi từ TP. Hồ Chí Minh đến Paris. Lô thứ nhất có thể được vận chuyển qua một chuyến bay gần như trực tiếp, trong khi lô thứ hai phải trung chuyển tại một hub quốc tế.

Lô hàng đi qua nhiều điểm trung chuyển sẽ phụ thuộc thêm vào thời gian chờ chuyến, năng lực khai thác và lịch trình tại từng điểm. Đây là lý do khoảng cách địa lý giống nhau nhưng transit time thực tế có thể khác nhau.

3. Thời điểm gửi hàng cũng ảnh hưởng đến thời gian giao

Không phải cứ giao hàng trong cùng một ngày thì hàng sẽ được đưa lên cùng một chuyến.

Các hãng vận chuyển thường có cut-off time, tức thời hạn tiếp nhận hàng hoặc chứng từ để kịp chuyến vận chuyển.

Nếu khách hàng giao hàng trước cut-off, lô hàng có thể được xử lý cho chuyến gần nhất. Nếu giao sau cut-off, hàng có thể phải chuyển sang chuyến tiếp theo.

Ví dụ, một chuyến bay dự kiến khởi hành lúc 22h nhưng thời gian cut-off là 17h. Nếu hàng được bàn giao lúc 16h, khả năng cao hàng có thể được xử lý cho chuyến đó. Nếu bàn giao lúc 18h, hàng có thể phải chờ chuyến tiếp theo.

Vì vậy, thời điểm bàn giao hàng cũng quan trọng không kém thời gian vận chuyển trên đường.

4. Thời gian thông quan của mỗi lô hàng không giống nhau

Đây là một yếu tố rất quan trọng đối với vận chuyển quốc tế.

Mỗi lô hàng có đặc điểm khác nhau về:

• Loại hàng hóa
• Giá trị hàng
• Số lượng
• Chứng từ
• Mục đích nhập khẩu
• Quy định của quốc gia đến
• Yêu cầu kiểm tra chuyên ngành

Một lô hàng có đầy đủ chứng từ và thông tin khai báo chính xác có thể hoàn thành thủ tục tương đối nhanh. Trong khi một lô hàng cần bổ sung chứng từ, kiểm tra thông tin hoặc kiểm tra thực tế có thể mất thêm thời gian.

Đặc biệt đối với thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, sản phẩm có nguồn gốc động vật, thực vật hoặc những mặt hàng chịu quy định riêng, quá trình kiểm tra có thể phức tạp hơn so với hàng thông thường.

Do đó, hai lô hàng cùng đi một tuyến nhưng khác loại hàng vẫn có thể có thời gian giao hoàn toàn khác nhau.

5. Chứng từ không chính xác có thể làm hàng chậm

Chứng từ là một phần quan trọng trong quá trình vận chuyển quốc tế. Những sai sót tưởng như nhỏ cũng có thể khiến lô hàng phải xử lý lại.

Một số lỗi thường gặp gồm:

• Sai tên hoặc địa chỉ người nhận
• Sai số điện thoại
• Sai mô tả hàng hóa
• Invoice và Packing List không khớp
• Sai số lượng hoặc trọng lượng
• Thiếu chứng từ cần thiết
• Thông tin khai báo không phù hợp với hàng thực tế

Khi phát hiện bất thường, đơn vị vận chuyển hoặc cơ quan chức năng có thể yêu cầu bổ sung hoặc xác minh thông tin. Điều này làm thời gian xử lý kéo dài hơn so với lô hàng có chứng từ đầy đủ.

6. Điều kiện thời tiết và tình trạng khai thác

Không phải mọi yếu tố đều nằm trong khả năng kiểm soát của doanh nghiệp.

Thời tiết xấu, bão, mưa lớn, sương mù hoặc các điều kiện bất lợi có thể ảnh hưởng đến lịch bay, lịch tàu và hoạt động tại cảng hoặc sân bay.

Bên cạnh đó, tình trạng quá tải tại sân bay, cảng biển hoặc trung tâm khai thác cũng có thể khiến hàng hóa phải chờ xử lý lâu hơn.

Trong những giai đoạn cao điểm như cuối năm, mùa lễ hội hoặc các đợt mua sắm lớn, sản lượng hàng hóa tăng mạnh có thể dẫn đến tình trạng quá tải và làm transit time thay đổi.

7. Khâu giao hàng cuối cùng cũng quyết định thời gian nhận hàng

Nhiều người thường nghĩ thời gian vận chuyển kết thúc khi hàng đến quốc gia đích. Tuy nhiên, hàng còn phải trải qua last-mile delivery – giao hàng chặng cuối.

Sau khi hoàn tất thủ tục tại nước đến, hàng có thể được đưa về trung tâm phân phối rồi chuyển đến địa chỉ người nhận.

Thời gian giao cuối cùng có thể phụ thuộc vào:

• Khoảng cách từ trung tâm phân phối đến địa chỉ nhận
• Khu vực giao hàng
• Điều kiện giao thông
• Thời gian làm việc của đơn vị giao hàng
• Người nhận có mặt hay không
• Địa chỉ có chính xác hay không

Do đó, hai lô hàng cùng đến một quốc gia trong cùng khoảng thời gian vẫn có thể được giao cho người nhận vào những ngày khác nhau.

8. Mỗi loại hàng có yêu cầu xử lý khác nhau

Không phải tất cả hàng hóa đều được xử lý theo cùng một quy trình.

Hàng thông thường thường có quy trình đơn giản hơn. Trong khi đó, hàng dễ vỡ, hàng giá trị cao, thực phẩm hoặc những mặt hàng có yêu cầu đặc biệt có thể cần thêm bước kiểm tra, đóng gói hoặc xử lý riêng.

Chẳng hạn, một kiện quần áo và một kiện thực phẩm khô cùng được gửi đến một quốc gia có thể không có cùng quy trình kiểm tra. Vì vậy, thời gian giao hàng dự kiến cũng có thể khác nhau.

Làm thế nào để hạn chế tình trạng giao hàng chậm?

Doanh nghiệp và người gửi có thể chủ động giảm rủi ro bằng cách:

Thứ nhất, chuẩn bị chứng từ chính xác. Kiểm tra kỹ thông tin người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, số lượng và giá trị hàng.

Thứ hai, giao hàng đúng thời gian cut-off. Việc bàn giao hàng sớm giúp tăng khả năng hàng được xử lý theo chuyến gần nhất.

Thứ ba, lựa chọn tuyến vận chuyển phù hợp. Nếu cần giao nhanh, nên ưu tiên tuyến có ít điểm trung chuyển hoặc dịch vụ chuyển phát phù hợp với yêu cầu thời gian.

Thứ tư, kiểm tra quy định nhập khẩu của nước đến. Đặc biệt đối với thực phẩm, mỹ phẩm và các mặt hàng có điều kiện.

Thứ năm, theo dõi tracking thường xuyên. Khi phát hiện trạng thái bất thường, người gửi có thể liên hệ đơn vị vận chuyển để được kiểm tra sớm.

Kết luận

Việc cùng một tuyến vận chuyển nhưng mỗi lô hàng có thời gian giao khác nhau là điều hoàn toàn có thể xảy ra trong logistics quốc tế. Thời gian thực tế không chỉ phụ thuộc vào khoảng cách mà còn chịu ảnh hưởng bởi lịch khai thác, tuyến vận chuyển, thời điểm bàn giao, thủ tục hải quan, chứng từ, đặc điểm hàng hóa, tình trạng cảng/sân bay và quá trình giao hàng chặng cuối.

Vì vậy, khi được báo thời gian vận chuyển, khách hàng nên hiểu đây thường là thời gian dự kiến, thay vì một mốc cố định tuyệt đối. Việc chuẩn bị hàng hóa và chứng từ đầy đủ, lựa chọn tuyến phù hợp và theo dõi hành trình thường xuyên sẽ giúp hạn chế những phát sinh không mong muốn và nâng cao khả năng giao hàng đúng kế hoạch.

Xem thêm:

8 bước xử lý hàng hóa khi gặp sự cố trong quá trình vận chuyển quốc tế

11 PHÍ LOCAL CHARGE PHỔ BIẾN KHI NHẬP KHẨU HÀNG HÓA